Official site of the Hoofddorp Pioniers Honkbal & Softbalvereniging
Beleid
Ga naar:
Sleutelbeleid
Wanbetalersbeleid
Communicatiebeleid
>> binnenkort: Vrijwiligersbeleid
BIJLAGEN
Noot: voor de regels van de T en W sleutels zie de procedure gebruik veldverlichting
WANBETALERSBELEID
Statutair bepaald contributie (18-01-2004)
De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:
a. contributie van de leden;
b. ontvangsten uit wedstrijden;
c. andere inkomsten.
3. Ereleden en leden van verdienste zijn vrijgesteld van de verplichting tot het bepalen van contributie. De contributie wordt via automatische incasso bij de leden geïnd. Dit gebeurt drie maal per seizoen; 1 maart (50% van de totale contributie), 1 mei (25% van de totale contributie) en 1 juli (25% van de totale contributie). 1 mei is de eerste peildatum, 75% van de contributie moet dan betaald zijn. 1 juli moet de gehele contributie betaald zijn.
TOELICHTING
De betaling blijft uit
Waarom zijn we hier toe genoodzaakt?
Betalingsregeling
Voorwoord
1. AANLEIDING
Het bestuur vraagt aandacht voor de communicatie binnen de vereniging en naar buiten toe.
Visie:
“Hoofddorp Pioniers is een honk- en softbal vereniging waar geïntegreerd breedtesport en topsport uitgeoefend wordt met een krachtige regionale aantrekkingskracht.”
Deze visie is gebaseerd op een aantal uitgangspunten.
Doelstelling sportief:
Extern
7. MIDDELEN
• Bestuursoverleg (intern)
Om betere afstemming met de diverse afdelingen te krijgen is het voornemen van het bestuur om elke afdeling eenmaal per jaar uit te nodigen bij een bestuursvergadering om met elkaar kennis te maken en zaken te bespreken die een afdeling aangaan (b.v. knelpunten en wensen). Daarnaast kan gesproken worden over de wijze waarop besluiten tot stand zijn gekomen of waarom bepaalde zaken zo lopen.
• Overleg van commissies (intern)
Elke afdeling heeft een commissie die de gang van zaken van de betreffende afdeling bespreekt. De afdeling rapporteert (indien nodig) aan het bestuur of de verantwoordelijke bestuurder.
• Overleg met SBR (intern)
Sinds 2008 is de SBR aangeschoven bij de vergaderingen van het bestuur. Drie van de zeven functies binnen het bestuur zijn vacant en komen dus handen te kort. De intensiteit van overleg is dus enorm vergroot.
• Overleg met ETO (extern)
Het bestuur van Hoofddorp Pioniers huurt de kantine en kleedkamers van de stichting ETO. 2 keer per jaar vindt er overleg plaats tussen beide besturen.
• Clubblad (intern)
We hebben besloten geen clubblad meer uit te brengen. Wel moeten we nagaan of de reden legitiem is. Per jaar moeten we bekijken of een middel als clubblad wel of niet gewenst is en of we vrijwilligers hebben om deze kar te trekken. Het clubblad kan je digitaal of geprint vervaardigen.
• Overleg STH (extern)
Per seizoen worden de werkafspraken tussen Stichting Topsport Honkbal en het bestuur vastgelegd. Gedurende het seizoen vinden er adhoc overleggen plaats als de situatie daar om vraagt.
• Overleg SBAK (extern)
Stichting Baseball Academy Kennemerland is opgericht in samenwerking met: De gemeenten Haarlem en Haarlemmermeer, De KNBSB, Onderwijsinstellingen in Haarlem en Haarlemmermeer en de Tophonkbal verenigingen Hoofddorp Pioniers, Kinheim, RCH en DSS. Vanuit onze vereniging is bestuurslid Algemene Zaken aanspreekpunt.
• Nieuwsbrief (intern)
Op wisselende momenten verschijnt een nieuwsbrief over actuele zaken van het bestuur. Verspreiding gebeurt door de nieuwsbrief naar de leden te mailen. De nieuwsbrief is positief ontvangen. We zouden er voor kunnen kiezen de nieuwsbrief ook in de kantine te verspreiden. Hierbij moeten we de inhoud screenen en eventueel gevoeligheden verwijderen.
• Website (intern / extern)
Op www.hoofddorp-pioniers.nl staat achtergrondinformatie over de club, het bestuur, de afdelingen, competitieschema’s, uitslagen, procedures etc. Met de website worden verschillende doelgroepen van informatie voorzien. Tevens staan er actuele artikelen op om de doelgroepen te voorzien van informatie.
• E-mail (intern / extern)
De communicatie tussen bestuursleden vindt voor een belangrijk deel plaats via de e-mail. Ook vertegenwoordigers van afdelingen gebruiken de e-mail om zaken onder de aandacht te brengen van het bestuur.
Het medium kent vele voordelen:
• Bijeenkomsten (intern / extern)
Bijeenkomsten kunnen een belangrijke bijdrage vormen aan de sfeer en cultuur van de vereniging. In dit verband zijn te noemen: de (leden)vergaderingen, samenkomsten in verband met wedstrijden, bijeenkomsten als er iets te vieren is. Bij de strategie is al aangegeven dat informele contacten ervoor kunnen zorgen dat mensen elkaar gemakkelijker aanspreken.
• Lichtkrant (intern/extern)
De lichtkrant (intern)biedt de mogelijkheid om zeer korte en actuele informatie, bijvoorbeeld data van activiteiten, onder de aandacht te brengen. Hebben we niet maar is wel gewenst. Hierbij gaat het om de lichtkrant, informatiezuil in de kantine met nieuws voor leden.
De lichtkrant (extern) is bedoeld voor sponsoren. Dit beleid wordt op dit moment uitgewerkt.
• Publicatiebord (intern)
Op het publicatiebord hangt informatie vanuit de diverse afdelingen. Tevens kunnen op het bord folders geplaatst worden.
• Mediabeleid (extern)
Voor het benaderen van externe doelgroepen kan de media een intermediaire rol vervullen.
Bij de strategie is al aanbevolen om iemand verantwoordelijk te maken voor de PR.
• Logo (intern / extern)
Het logo bestaat uit het vignet (beeldmerk) en de naam van de vereniging. Het logo zorgt mede voor een herkenbare en eenduidige uitstraling.
• Contact met de KNBSB
Hoofddorp Pioniers is aangesloten bij de KNBSB. Het bestuur ontvangt wekelijks de Homeplate, een nieuwsbrief van de bond. Iedereen kan zich op deze nieuwsbrief abonneren via de site van de bond. Tevens word de nieuwsbrief op de website van de bond gepubliceerd. De secretaris brengt de belangrijke onderwerpen die relevant zijn onder de aandacht van betrokkenen.
Voor het organiseren van wedstrijden is er regelmatig contact met het wedstrijdsecretariaat van de diverse verenigingen en de coördinatoren binnen de bond.
• Contact met de omgeving
Er zijn directe omwonenden in de omgeving. Zowel de particuliere buurtbewoners als de andere verenigingen cq bedrijven die zich op de sportvelden Toolenburg bevinden.
Verder hebben we vaste medehuurders van ons complex; ROC, Hoofdvaart College en UNO
Sleutelbeleid
Wanbetalersbeleid
Communicatiebeleid
>> binnenkort: Vrijwiligersbeleid
- INHOUD
- DOEL
- TOEPASSINGSGEBIED
- DEFINITIES EN AFKORTINGEN
- VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN
1. Inhoud
2. Doel
3. Toepassingsgebied
4. Definities en afkortingen
5. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
6. Afspraken over beheersen procedures
7. Bijlagen
Het doel van de procedure is om te komen tot een betrouwbare afgifte en inname van sleutels. Een en ander ter verhoging van de veiligheid van het hoofdgebouw en de andere opstallen op het complex. Het sleutelplan beoogt willekeur van sleutelbezit te voorkomen, middels een daartoe opgestelde matrix.
Het hang- en sluitwerk van de hekken en onroerend goed van het sportcomplex van de vereniging.
De vereniging = De vereniging Hoofddorp Pioniers
De Stichting = De Stichting ETO, eigenaar van de onroerende goederen
GHS = Generale hoofdsleutel
HS = Coachsleutel
K = Kantinesleutel
L = Lockersleutel
NVD = NVD beveiligingen
Sleutelplan = Het overzicht van afgegeven sleutels
T = Trainingslicht sleutel
W = Wedstrijdlicht sleutel
In dit onderdeel is vastgelegd welke factor(en) verantwoordlijkeheden en bevoegdeheden hebben en hun onderlinge samenhang is gedefinieerd en kenbaar gemaakt. Ter Verduidelijking:
Verantwoordelijkheid : Wie ergens voor verantwoordelijk is moet zorgen dat het gebeurt en goed gebeurt. Hij/zij is hierover verantwoording schuldig; ook collega's kunnen hem/haar hierop aanspreken. Het gaat om aanspreekbaar zijn op naleving van de in de procedure vastgelegde werkwijze.
Bevoegdheid: geeft aan, wie wat mag doen. Wie is gerechtigd tot het verrichten van bepaalde handelingen. Iemand kan pas zijn verantwoordelijkheden waarmaken als hij /zij ook bevoegdheden heeft. Bevoegdheden kunnen eventueel gedelegeerd worden, maar de verantwoordelijkheid blijft. Wie gedelegeerde verantwoordelijkheid heeft rapporteert hierover aan degene die daarvoor verantwoordelijk is.
Adviesbevoegdheid: gerechtigd zijn om een bepaalde persoon (dikwijls diegene die verantwoordelijk is) advies te geven.
- 1. VERANTWOORDELIJKE
- Secretaris :
- Verantwoordelijk en bevoegd voor de afgifte en inname van alle sleutels van de vereniging;
- Verantwoordelijk voor het bijhouden van een overzicht van deze sleutels
- Verantwoordelijk voor de opgave aan NVD van contactpersonen voor de beveiliging van het Hoofdgebouw.
- Bestuurslid Vrijwilligerszaken en secretaris
- gezamelijk verantwoordelijk voor een zo optimaal mogelijk sleutelplan
- Penningmeester
- Verantwoorderlijk voor het beheer van de borgsommen van de sleutels en voor het binnen één maand restitueren van deze borgsom.
- Secretaris :
- AFSPRAKEN OVER BEHEERSEN PROCEDURES
- Alle sleutels, genoemd in de bijlage zijn en blijven eigendom van de vereniging en worden slechts in bruikleen verstrekt
- In geval deze procedure daarin niet voorziet, beslist de verantwoordelijke bij voorkomende afwijkende situaties
- Bij de afgifte van sleutels wordt een borgsom gevraagd. Zonder borgsom worden geen sleutels afgegeven. De borgsom komt overeen met het bedrag, vermeld in de bijlage. Bij grote hoeveelheden sleutels wordt een maatwerkborg vastgesteld door de verantwoordelijke.
- De ontvanger verplicht zich om binnen 1 maand na het beëindigen van de binding met de betreffende verenigingsactiviteit de sleutels bij de secretaris of de bestuurslid vrijwilligerzaken in te leveren.
- Het is niet toegestaan dat leden of vrijwilligers zelfstandig sleutels laten bijmaken.
- Tegen misbruik van het laten bijmaken van gecertificeerde sleutels (GHS, HS en K), maar ook lockersleutels wordt opgetreden.
- Aan de uitgifte van een NVD pasje zijn geen kosten verbonden. Deze pasjes worden uitgeven aan elk bestuursleden welke binnen ca. 10 minuten op het complex aanwezig kunnen zij. Het bestuur bepaalt de volgorde voor opgave.
- Binnen 1 maand na het beëindigen van de bestuursfunctie levert het voormalig bestuurslid zijn pasje bij de secretaris in.
- Sleutels zijn nimmer (ook niet tijdelijk) overdraagbaar. Na beëindiging functie moet de sleutel retour secretaris. De borg zal dan terugbetaald worden.
- Op de functionaris die een sleutel in bruikleen heeft, rust de verplichting deze met uiterste zorgvuldigheid te gebruiken. Onverantwoordelijk gebruik van de uitgereikte sleutels kan leiden tot (tijdelijke) inname daarvan door de bevoegde bestuursleden.
BIJLAGEN
- Borgoverzicht per soort sleutel.
BORGOVERZICHT:
- € 20,00 borg tbv GHS
- € 20,00 borg tbv HS
- € 25,00 borg tbv Kantine
- € 5,00 borg tbv locker
- € 5,00 borg tbv licht
Noot: voor de regels van de T en W sleutels zie de procedure gebruik veldverlichting
WANBETALERSBELEID
Statutair bepaald contributie (18-01-2004)
De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:
a. contributie van de leden;
b. ontvangsten uit wedstrijden;
c. andere inkomsten.
2.a. Alle spelende leden zijn, ongeacht welke andere functie of positie zij binnen de vereniging bekleden, jaarlijks, uiterlijk op één april gehouden tot het betalen van contributie, welke door de algemene vergadering zal worden vastgesteld. De leden kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld, die een verschillende contributie betalen. De indeling in categorieën en de contributie per categorie dient door de algemene vergadering vast te worden gesteld en zo snel mogelijk in het clubbad te worden gepubliceerd doch niet later dan 1 maart van het jaar waarop de beslissing van de algemene vergadering omtrent de contributie betrekking heeft. Een door het bestuur voorgestelde indeling in categorieën en aanpassing van de contributie per categorie dient in het laatste clubblad voorafgaand aan de algemene vergadering waarin deze worden vastgesteld, te worden gepubliceerd.
2.b. Is de betaling niet op één mei van het betreffende jaar op een van de rekeningen van Hoofddorp Pioniers bijgeschreven dan zal het contributiebedrag moeten worden betaald plus een boete van vijfentwintig euro (€ 25,-). Is de totale betaling niet op één juni van bet betreffende jaar op een van de rekeningen van Hoofddorp Pioniers bijgeschreven dan zal het contributiebedrag moeten worden betaald plus een boete van vijftig euro (€ 50,-) tevens zal aan deze persoon het deelnemen aan trainingen en wedstrijden worden ontzegd, met inbegrip van de uitoefening van het stemrecht. Een zodanig besluit wordt herroepen, zodra de betrokkene de desbetreffende schuld (contributiebedrag + boete) heeft aangezuiverd. Ingeval dat leden een betalingsregeling of een betalingsspreiding hebben afgesproken met de penningmeester komt de boeteregeling te vervallen. Is de totale betaling niet op één juli van het betreffende jaar op een van de rekeningen van Hoofddorp Pioniers
bijgeschreven dan wordt het desbetreffende lid per die datum automatisch geroyeerd.
bijgeschreven dan wordt het desbetreffende lid per die datum automatisch geroyeerd.
c. Wanneer het lidmaatschap in de loop van het boekjaar eindigt blijft niettemin de contributie voor het gehele jaar verschuldigd.
3. Ereleden en leden van verdienste zijn vrijgesteld van de verplichting tot het bepalen van contributie. De contributie wordt via automatische incasso bij de leden geïnd. Dit gebeurt drie maal per seizoen; 1 maart (50% van de totale contributie), 1 mei (25% van de totale contributie) en 1 juli (25% van de totale contributie). 1 mei is de eerste peildatum, 75% van de contributie moet dan betaald zijn. 1 juli moet de gehele contributie betaald zijn.
TOELICHTING
De betaling blijft uit
Twee weken na 1 april wordt het eerste rappel verstuurd. Als daadwerkelijke betaling tot 1 mei uitblijft volgt schorsing, dit wordt schriftelijk bevestigd (dus 2e rappel). De schorsing treedt in werking twee weken na ontvangt van het tweede schriftelijke rappel en alsnog bij het uitblijven van de betaling. De aan het lidmaatschap verbonden rechten worden ontzegd (art. 3 van de Statuten). Ook wordt in dit tweede rappel aangegeven dat alle buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten zullen worden verhaald op de debiteur. Er wordt niet voor gekozen om aan te geven dat de vereniging aanspraak maakt op de gehanteerde wettelijke rente. Het toe te passen systeem moet helder en zo min mogelijk extra werk opleveren. Als de contributie aansluitend niet binnen twee weken na 1 mei is voldaan kan overdracht aan een incassobureau plaats vinden. De schorsing blijft van kracht. Vanaf dat moment is de betalingsschuld niet meer in handen van de vereniging. Zodra het incassobureau aangeeft dat het geldt ontvangen is dan wordt de schorsing opgeheven. Elk laatste kwartaal van elk jaar geeft de vereniging aan de KNBSB inzicht in haar leden met een contributieschuld.
Restitutie
Restitutie van contributie vindt in principe niet plaats. Toch zijn er omstandigheden van overmacht waar een lid niets aan kan doen. Voordat we tot restitutie overgaan, moet eerst de contributie volledig zijn betaald. Verrekening van de restitutie vindt altijd plaats aan het einde van het seizoen (eind oktober). Het verzoek tot terugbetaling van de contributie of van een deel van de contributie moet tijdig schriftelijk worden ingediend. Een termijn van vier weken is daarbij redelijk. Dit betekent bij langdurig letsel, een termijn van vier weken nadat dit is
geconstateerd.
Restitutie van contributie vindt in principe niet plaats. Toch zijn er omstandigheden van overmacht waar een lid niets aan kan doen. Voordat we tot restitutie overgaan, moet eerst de contributie volledig zijn betaald. Verrekening van de restitutie vindt altijd plaats aan het einde van het seizoen (eind oktober). Het verzoek tot terugbetaling van de contributie of van een deel van de contributie moet tijdig schriftelijk worden ingediend. Een termijn van vier weken is daarbij redelijk. Dit betekent bij langdurig letsel, een termijn van vier weken nadat dit is
geconstateerd.
Voorbeelden:
- Langdurig letsel. Hier kan een verzoek worden ingediend.
- Bij ongevallen, etc, wordt in positieve zin de restitutiebepaling toegepast. Hier is veelal sprake van overmacht.
- Een zwangerschap is een gepland iets waarop in tijd gezien ruim van te voren richting ledenadministratie op kan worden ingespeeld, dan wel dat dit kenbaar kan worden gemaakt.
Over incidenten die na de zomerstop plaatsvinden, zal er geen restitutie plaats vinden. Een gespeelde wedstrijd is elke wedstrijd dat het lid op het wedstrijdformulier heeft gestaan. Discussies over de inzet van een lid bij wedstrijden zijn niet aan de orde. In elke situatie neemt het bestuur op voordracht van de penningmeester op elk verzoek een beslissing. In situaties waarin dit beleidstuk niet voorziet, neemt het bestuur een beslissing. Beslissingen of toezeggingen kunnen niet door coaches of trainers namens het bestuur worden gedaan. Een lager bedrag dan € 25,- wordt niet gerestitueerd. Dit omdat de verplichte af te dragen kosten aan KNBSB, de verzekering en administratiekosten al boven dit bedrag liggen.
Waarom zijn we hier toe genoodzaakt?
Het lid of de verantwoordelijke ouder of verzorger van een lid heeft bij het aan gaan van het lidmaatschap van onze vereniging zich verplicht tot het betalen van contributie. Dit formulier, alsmede de automatische incasso-opdracht, wordt zelf ondertekend. Bij het innen van de gelden blijkt dat of geld wordt teruggeboekt of dat rekeningen niet over een toereikend saldo beschikkingen. Kortom; leden komen hun ondertekende afspraken niet na en het geld kan niet altijd geïnd worden. Ook zijn er met de invoering van het nieuwe ledensysteem met
invulling van de automatische incasso opdracht nog enkele leden waarbij dit nog niet kon worden toegepast. Op dit moment steekt het bestuur jaarlijks te veel effort in het innen van de contributies bij leden die hun verplichtingen niet nakomen. In mei 2008 waren er circa 12 leden die hun contributie verplichting nog niet hadden voldaan. Nu, na afloop van het seizoen, zijn wij geëindigd met 2 leden die hun contributie niet hebben voldaan. Een zaak bij een niet langer spelend lid werd afgerond maar de schuld blijft open; de andere zaak, bij een spelend lid, bleef open maar hier werd een verbod opgelegd van het gebruik van elke faciliteit
of dienstverlening.
invulling van de automatische incasso opdracht nog enkele leden waarbij dit nog niet kon worden toegepast. Op dit moment steekt het bestuur jaarlijks te veel effort in het innen van de contributies bij leden die hun verplichtingen niet nakomen. In mei 2008 waren er circa 12 leden die hun contributie verplichting nog niet hadden voldaan. Nu, na afloop van het seizoen, zijn wij geëindigd met 2 leden die hun contributie niet hebben voldaan. Een zaak bij een niet langer spelend lid werd afgerond maar de schuld blijft open; de andere zaak, bij een spelend lid, bleef open maar hier werd een verbod opgelegd van het gebruik van elke faciliteit
of dienstverlening.
Betalingsregeling
De vereniging wil altijd meewerken aan het treffen van een betalingsregeling. Een lid kan dit met de penningmeester bespreken en zal voor 1 maart plaats hebben gevonden, een termijn van acht weken na elk nieuw jaar. Indien je een betalingsregeling wilt overeenkomen, zal deze regeling maximaal worden aangegaan voor 7 maanden. De betalingsregeling zal dus uiterlijk lopen tot 30 september. Bij het aanvragen van een betalingsregeling dienen moverende redenen ten grondslag te liggen. Indien er een betalingsregeling wordt
aangegaan, zal dit uitsluitend lopen via een automatische incasso.
aangegaan, zal dit uitsluitend lopen via een automatische incasso.
A-lijnvergoedingen
Indien de teamindeling rond is, per 1 april dient dan ook de A-lijn vergoedingen te worden
betaald. Indien er een incasso is afgegeven zal per 1 april deze A-lijn vergoeding worden
geïnd.
Wintertrainingen
Indien de teamindeling rond is, per 1 april dient dan ook de A-lijn vergoedingen te worden
betaald. Indien er een incasso is afgegeven zal per 1 april deze A-lijn vergoeding worden
geïnd.
Wintertrainingen
Deze geschieden uitsluitend middels automatische incasso. Op 1december zal dit geïnd worden. Het gaat hier om extra trainingen georganiseerd onder auspiciën van HP.
Voorwoord
Communicatie is van groot belang voor elke sportvereniging. We willen immers onze leden informeren, geïnformeerd worden door onze leden, promotie maken voor onze vereniging en voor de activiteiten die we organiseren. Communicatie zorgt er ook voor dat iedereen in de vereniging weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Goede communicatie is nodig om samenwerking optimaal te laten verlopen. Maar goede communicatie vergroot ook de betrokkenheid van de leden.
Na de Algemene Ledenvergadering en met name na de uitkomsten van de inventarisaties van de commissie ALV160209 die tijdens de Bijzondere Ledenvergadering zijn gepresenteerd heeft het bestuur aangegeven dat ze transparanter en beter gaat communiceren met haar leden. Om dit te realiseren en te borgen is een communicatieplan opgesteld voor de vereniging Hoofddorp Pioniers. Het plan is geschreven aan de hand van de situatie in het voorjaar 2009.
Het bestuur heeft de benoemde aandachtspunten en aanbevelingen besproken en daarop besluiten genomen. Deze zijn opgenomen in een bijlage. Aan de hand van deze bijlage kan jaarlijks geëvalueerd worden wat de stand van zaken is en waar de prioriteiten moeten liggen.
Het zou ideaal ijn, wanneer alle aanbevelingen/besluiten in korte tijd daaadkracht omgezet zijn. De realiteit is, dat hiervoor mensen nodig zijn. Niet een klein groepje bestuursleden, maar veel leden. Leden die zich actief betrokken voelen en actief willen zijn, ook als het om de communicatie gaat.
Wie dit communicatiebeleid leest, nodig ik uit om allereerst te kijken naar wat je zelf kunt doen aan verbetering van de communicatie binnen de vereniging en naar buiten toe.
Tips blijven uiteraard welkom. Mail die naar info@hoofddorp-pioniers.nl
Tips blijven uiteraard welkom. Mail die naar info@hoofddorp-pioniers.nl
1. AANLEIDING
Het bestuur vraagt aandacht voor de communicatie binnen de vereniging en naar buiten toe.
Een aantal zaken pleit voor deze aandacht.
• Informatie
• Informatie
Elke sportvereniging doet aan communicatie. Denk alleen al aan het aankondigen van evenementen/wedstrijden, het werven van leden, het uitgeven van de nieuwsbrief, het informeren van de gemeente en contact met de bond. Er is aandacht nodig voor de manier waarop dit gebeurd.
• Ledental vereniging
Hoofddorp Pioniers heeft op dit moment 351 aantal leden. Met dit ledenaantal behoren we tot de grote/midden grote verenigingen die er bij de KNBSB zijn aangesloten. De vereniging kan je in twee misschien wel drie compartimenten verdelen. Als eerste de softbal afdeling. Op dit moment hebben we vijf softbal teams. Daarnaast hebben we de honkbal afdeling met 18 teams. Wellicht is het handig om KMP Pioniers en Omron Pioniers, het eerste honkbal team en het Rookie team als derde component te tellen omdat deze andere/specifieke communicatie behoeft. Ondanks de diverse afdelingen moet er onderlinge afstemming zijn. Daarom moet communicatie plaatsvinden in verband met activiteiten die elkaar kunnen overlappen. Ook is er sprake is van uiteenlopende culturen binnen de vereniging die een verschillende communicatieaanpak kunnen vragen.
• Professionalisering
Door het bestuur is uitgesproken te werken naar een professionele vereniging. Deze professionalisering moet ook en misschien wel juist in de communicatie naar voren komen.
• Aanbevelingen van de commissie ALV160209
De Commissie ALV 160209 doet in haar verslag (april 2009) een aantal aanbevelingen voor externe en interne communicatie.
Aanbevelingen;
- Meer transparantie
- Tijdig communiceren
- Duidelijke communicatie
- Richten op wij/ons
Het communicatieplan beschrijft met wie de vereniging communiceert, waarom en hoe zij dat doet.
2. BELEIDSUITGANGSPUNTEN VERENIGING
De statuten beschrijven in artikel 4 de volgende doelen:
Hoofddorp Pioniers heeft op dit moment 351 aantal leden. Met dit ledenaantal behoren we tot de grote/midden grote verenigingen die er bij de KNBSB zijn aangesloten. De vereniging kan je in twee misschien wel drie compartimenten verdelen. Als eerste de softbal afdeling. Op dit moment hebben we vijf softbal teams. Daarnaast hebben we de honkbal afdeling met 18 teams. Wellicht is het handig om KMP Pioniers en Omron Pioniers, het eerste honkbal team en het Rookie team als derde component te tellen omdat deze andere/specifieke communicatie behoeft. Ondanks de diverse afdelingen moet er onderlinge afstemming zijn. Daarom moet communicatie plaatsvinden in verband met activiteiten die elkaar kunnen overlappen. Ook is er sprake is van uiteenlopende culturen binnen de vereniging die een verschillende communicatieaanpak kunnen vragen.
• Professionalisering
Door het bestuur is uitgesproken te werken naar een professionele vereniging. Deze professionalisering moet ook en misschien wel juist in de communicatie naar voren komen.
• Aanbevelingen van de commissie ALV160209
De Commissie ALV 160209 doet in haar verslag (april 2009) een aantal aanbevelingen voor externe en interne communicatie.
Aanbevelingen;
- Meer transparantie
- Tijdig communiceren
- Duidelijke communicatie
- Richten op wij/ons
Het communicatieplan beschrijft met wie de vereniging communiceert, waarom en hoe zij dat doet.
2. BELEIDSUITGANGSPUNTEN VERENIGING
De statuten beschrijven in artikel 4 de volgende doelen:
- De vereniging stelt zich ten doel het doen beoefenen en het bevorderen van honk- en softbal als spel en sport, daaronder begrepen recreatieve vormen van deze sporten.
- De vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door:
- het lidmaatschap te verwerven van de Koninklijke Nederlandse Baseball en Softball Bond, in deze statuten nader aar te duiden als de Bond;
- deel te nemen aan de door de onder a. genoemde bond georganiseerde of goedgekeurde competities en andere wedstrijden;
- wedstrijden en trainingen te organiseren;
- evenementen op bet gebied van de honk- en sofbalsport te organiseren.
Visie:
“Hoofddorp Pioniers is een honk- en softbal vereniging waar geïntegreerd breedtesport en topsport uitgeoefend wordt met een krachtige regionale aantrekkingskracht.”
Deze visie is gebaseerd op een aantal uitgangspunten.
Doelstelling sportief:
- Elk 1e team per leeftijdsklasse speelt in de hoogst haalbare competitiecategorie.
- Topsport doel: het behalen van de Play-offs.
- Topsport en Breedtesport hebben elkaar nodig binnen de vereniging, want:
- Topsport zorgt voor uitstraling/aantrekkingskracht, motivatie, kantine-inkomsten.
- Breedtesport geeft talenten de kans om te groeien en door te stromen naar Topsport (Academy), en geeft recreanten de gelegenheid om te spelen in teamverband (Breedtesport).
Om dit te kunnen realiseren is een grote en actieve vereniging noodzakelijk, waar mensen zich thuis voelen. Communicatie is onontbeerlijk om dit te bereiken.
3. DOEL (Wat willen we bereiken?)
Het communicatiedoel geeft aan wat we willen bereiken en is gerelateerd aan het beleidsplan. Omdat er nog geen beleidsplan is vastgesteld, zijn de communicatiedoelen algemeen geformuleerd en niet per doelgroep.
Centraal in de doelstellingen staat dat mensen die er toe doen voor Hoofddorp Pioniers ‘actief betrokken zijn en zich actief betrokken voelen bij de vereniging’.
We maken onderscheid in interne- en externe communicatie:
• Interne communicatie is communicatie binnen de vereniging zelf. Daarbij gaat het om de communicatie tussen bestuur, afdelingen en andere betrokkenen van de vereniging, die nodig is om de samenwerking optimaal te laten verlopen. Dus met name om communicatie met leden. Dit moet ervoor zorgen dat alle neuzen dezelfde kant opwijzen.
• Externe communicatie is erop gericht de vereniging bekend te maken bij -en in contact te treden met- mensen en organisaties buiten de club. Dit kunnen aspirant-leden zijn, maar ook bestuurders, instellingen, verenigingen, bedrijven en personen die een positieve bijdrage kunnen leveren aan het functioneren van de vereniging.
Algemene doelstellingen:
Meer concreet willen we:
• dat leden en niet-leden weten wat onze vereniging hen te bieden heeft
• promotie maken voor onze vereniging en haar activiteiten
• vrijwilligers motiveren
• nieuwe leden werven
• activiteiten van de vereniging helder communiceren
• leden informeren over nieuws van de bond (KNBSB)
• een goede relatie onderhouden met externe doelgroepen, waaronder buurtbewoners, pers, gemeente en politie
4. STRATEGIE (Langs welke weg bereiken we ons doel?)
• Actieve communicatie
3. DOEL (Wat willen we bereiken?)
Het communicatiedoel geeft aan wat we willen bereiken en is gerelateerd aan het beleidsplan. Omdat er nog geen beleidsplan is vastgesteld, zijn de communicatiedoelen algemeen geformuleerd en niet per doelgroep.
Centraal in de doelstellingen staat dat mensen die er toe doen voor Hoofddorp Pioniers ‘actief betrokken zijn en zich actief betrokken voelen bij de vereniging’.
We maken onderscheid in interne- en externe communicatie:
• Interne communicatie is communicatie binnen de vereniging zelf. Daarbij gaat het om de communicatie tussen bestuur, afdelingen en andere betrokkenen van de vereniging, die nodig is om de samenwerking optimaal te laten verlopen. Dus met name om communicatie met leden. Dit moet ervoor zorgen dat alle neuzen dezelfde kant opwijzen.
• Externe communicatie is erop gericht de vereniging bekend te maken bij -en in contact te treden met- mensen en organisaties buiten de club. Dit kunnen aspirant-leden zijn, maar ook bestuurders, instellingen, verenigingen, bedrijven en personen die een positieve bijdrage kunnen leveren aan het functioneren van de vereniging.
Algemene doelstellingen:
Meer concreet willen we:
• dat leden en niet-leden weten wat onze vereniging hen te bieden heeft
• promotie maken voor onze vereniging en haar activiteiten
• vrijwilligers motiveren
• nieuwe leden werven
• activiteiten van de vereniging helder communiceren
• leden informeren over nieuws van de bond (KNBSB)
• een goede relatie onderhouden met externe doelgroepen, waaronder buurtbewoners, pers, gemeente en politie
4. STRATEGIE (Langs welke weg bereiken we ons doel?)
• Actieve communicatie
Hoofddorp Pioniers streeft naar een professionele uitstraling. Hierbij hoort een actieve communicatie, dat wil zeggen dat de club onderlinge communicatie tussen afdelingen, vrijwilligers en leden stimuleert en daarnaast regelmatig met informatie naar buiten treedt.
Ook onderhoudt het bestuur actief contacten met beleidsmakers en andere organisaties die het functioneren van de club kunnen beïnvloeden.
• Communicatie tussen de mensen die het werk doen
Het is belangrijk dat bestuursleden, trainers en andere medewerkers elkaar weten te vinden en hun taken goed op elkaar afstemmen.
Vertegenwoordigers van het bestuur en de afdelingen zullen regelmatig bijeen moeten komen om allerlei zaken en plannen door te spreken. Voor de continuïteit zijn deze formele overlegstructuren absoluut noodzakelijk.
Goed informeel contact tussen betrokkenen. Des te korter de communicatielijnen en des te makkelijker mensen in de club elkaar even aanschieten, bellen of mailen, des te beter.
• Communicatie met de leden
Om de betrokkenheid van leden bij de vereniging te versterken en om misverstanden te voorkomen, is het belangrijk dat iedereen in de vereniging op de hoogte is van het reilen en zeilen van de club. Andersom moeten het bestuur en de trainers/coördinatoren weten wat er leeft onder de leden. Hiervoor kunnen uiteenlopende middelen worden ingezet.
• Publiciteit
Publiciteit versterkt de naamsbekendheid, zorgt voor aandacht en vergroot de aantrekkingskracht van de club.
Om als vereniging eenduidig naar buiten te treden is het zinvol dat iemand in de club de public relations verzorgt en coördineert: iemand dus die contacten met derden en met de pers onderhoudt en die het imago van de vereniging bewaakt.
5. BOODSCHAP
Hoofddorp Pioniers is een professionele vereniging voor Honkbal, Softbal en Peanutbal. Er is plaats voor zowel de prestatiegerichte sporter als voor mensen die hun sport recreatief willen beoefenen. Betrokkenheid bij de club en gezelligheid zijn belangrijk, want de organisatie van activiteiten ligt voornamelijk in handen van vrijwilligers.
6. DOELGROEPEN (Wie willen we bereiken?)
Ook onderhoudt het bestuur actief contacten met beleidsmakers en andere organisaties die het functioneren van de club kunnen beïnvloeden.
• Communicatie tussen de mensen die het werk doen
Het is belangrijk dat bestuursleden, trainers en andere medewerkers elkaar weten te vinden en hun taken goed op elkaar afstemmen.
Vertegenwoordigers van het bestuur en de afdelingen zullen regelmatig bijeen moeten komen om allerlei zaken en plannen door te spreken. Voor de continuïteit zijn deze formele overlegstructuren absoluut noodzakelijk.
Goed informeel contact tussen betrokkenen. Des te korter de communicatielijnen en des te makkelijker mensen in de club elkaar even aanschieten, bellen of mailen, des te beter.
• Communicatie met de leden
Om de betrokkenheid van leden bij de vereniging te versterken en om misverstanden te voorkomen, is het belangrijk dat iedereen in de vereniging op de hoogte is van het reilen en zeilen van de club. Andersom moeten het bestuur en de trainers/coördinatoren weten wat er leeft onder de leden. Hiervoor kunnen uiteenlopende middelen worden ingezet.
• Publiciteit
Publiciteit versterkt de naamsbekendheid, zorgt voor aandacht en vergroot de aantrekkingskracht van de club.
Om als vereniging eenduidig naar buiten te treden is het zinvol dat iemand in de club de public relations verzorgt en coördineert: iemand dus die contacten met derden en met de pers onderhoudt en die het imago van de vereniging bewaakt.
5. BOODSCHAP
Hoofddorp Pioniers is een professionele vereniging voor Honkbal, Softbal en Peanutbal. Er is plaats voor zowel de prestatiegerichte sporter als voor mensen die hun sport recreatief willen beoefenen. Betrokkenheid bij de club en gezelligheid zijn belangrijk, want de organisatie van activiteiten ligt voornamelijk in handen van vrijwilligers.
6. DOELGROEPEN (Wie willen we bereiken?)
Intern
- Vrijwilligers
- Bestuursleden
- Trainers, begeleiders
- Commissieleden
- Kantinecommissie
- Redactie
- Sponsorcommissie (op dit moment niet actief)
- Activiteitencommissie
- Wedstrijdsecretariaat
- Technische commissie HB
- Redactionele commissie
- Vrijwilligerscommissie
- Overige Vrijwilligers
- Leden
- Ouders van minderjarige leden
- Ereleden en leden van verdienste
- Strategische Beleid Raad
- Donateurs
- Personeel (min of meer in vaste dienst)
- Medewerkers onderhoud terrein
- Andere professionele krachten (bv combinatiefunctionaris)
Extern
- KNSB
- ETO
- STH
- SBAK
- Sportservice Haarlemmermeer
- Gemeente
- Afdeling Sportzaken
- Sportservicepunt
- Omwonenden / Sportverenigingen op sportpark Toolenburg
- Politie (buurtagent)
- Pers
- Sponsors (incl. adverteerders)
7. MIDDELEN
• Bestuursoverleg (intern)
Om betere afstemming met de diverse afdelingen te krijgen is het voornemen van het bestuur om elke afdeling eenmaal per jaar uit te nodigen bij een bestuursvergadering om met elkaar kennis te maken en zaken te bespreken die een afdeling aangaan (b.v. knelpunten en wensen). Daarnaast kan gesproken worden over de wijze waarop besluiten tot stand zijn gekomen of waarom bepaalde zaken zo lopen.
• Overleg van commissies (intern)
Elke afdeling heeft een commissie die de gang van zaken van de betreffende afdeling bespreekt. De afdeling rapporteert (indien nodig) aan het bestuur of de verantwoordelijke bestuurder.
• Overleg met SBR (intern)
Sinds 2008 is de SBR aangeschoven bij de vergaderingen van het bestuur. Drie van de zeven functies binnen het bestuur zijn vacant en komen dus handen te kort. De intensiteit van overleg is dus enorm vergroot.
• Overleg met ETO (extern)
Het bestuur van Hoofddorp Pioniers huurt de kantine en kleedkamers van de stichting ETO. 2 keer per jaar vindt er overleg plaats tussen beide besturen.
• Clubblad (intern)
We hebben besloten geen clubblad meer uit te brengen. Wel moeten we nagaan of de reden legitiem is. Per jaar moeten we bekijken of een middel als clubblad wel of niet gewenst is en of we vrijwilligers hebben om deze kar te trekken. Het clubblad kan je digitaal of geprint vervaardigen.
• Overleg STH (extern)
Per seizoen worden de werkafspraken tussen Stichting Topsport Honkbal en het bestuur vastgelegd. Gedurende het seizoen vinden er adhoc overleggen plaats als de situatie daar om vraagt.
• Overleg SBAK (extern)
Stichting Baseball Academy Kennemerland is opgericht in samenwerking met: De gemeenten Haarlem en Haarlemmermeer, De KNBSB, Onderwijsinstellingen in Haarlem en Haarlemmermeer en de Tophonkbal verenigingen Hoofddorp Pioniers, Kinheim, RCH en DSS. Vanuit onze vereniging is bestuurslid Algemene Zaken aanspreekpunt.
• Nieuwsbrief (intern)
Op wisselende momenten verschijnt een nieuwsbrief over actuele zaken van het bestuur. Verspreiding gebeurt door de nieuwsbrief naar de leden te mailen. De nieuwsbrief is positief ontvangen. We zouden er voor kunnen kiezen de nieuwsbrief ook in de kantine te verspreiden. Hierbij moeten we de inhoud screenen en eventueel gevoeligheden verwijderen.
• Website (intern / extern)
Op www.hoofddorp-pioniers.nl staat achtergrondinformatie over de club, het bestuur, de afdelingen, competitieschema’s, uitslagen, procedures etc. Met de website worden verschillende doelgroepen van informatie voorzien. Tevens staan er actuele artikelen op om de doelgroepen te voorzien van informatie.
• E-mail (intern / extern)
De communicatie tussen bestuursleden vindt voor een belangrijk deel plaats via de e-mail. Ook vertegenwoordigers van afdelingen gebruiken de e-mail om zaken onder de aandacht te brengen van het bestuur.
Het medium kent vele voordelen:
- Snel een antwoord.
- Lage kosten per contact: geen briefpapier en verzendkosten.
- Snel een probleem aan meerdere mensen tegelijk voorleggen.
- E-mailberichten zijn gemakkelijk te kopiëren en te plakken.
- Complexe zaken per mail laten lezen, zodat de ander de materie tot zich kan nemen.
Echter kent het medium ook nadelen:
- Mogelijkheid tot mis-interpretatie
- Over de schutting politiek
- Weinig visueel contact
• Bijeenkomsten (intern / extern)
Bijeenkomsten kunnen een belangrijke bijdrage vormen aan de sfeer en cultuur van de vereniging. In dit verband zijn te noemen: de (leden)vergaderingen, samenkomsten in verband met wedstrijden, bijeenkomsten als er iets te vieren is. Bij de strategie is al aangegeven dat informele contacten ervoor kunnen zorgen dat mensen elkaar gemakkelijker aanspreken.
• Lichtkrant (intern/extern)
De lichtkrant (intern)biedt de mogelijkheid om zeer korte en actuele informatie, bijvoorbeeld data van activiteiten, onder de aandacht te brengen. Hebben we niet maar is wel gewenst. Hierbij gaat het om de lichtkrant, informatiezuil in de kantine met nieuws voor leden.
De lichtkrant (extern) is bedoeld voor sponsoren. Dit beleid wordt op dit moment uitgewerkt.
• Publicatiebord (intern)
Op het publicatiebord hangt informatie vanuit de diverse afdelingen. Tevens kunnen op het bord folders geplaatst worden.
• Mediabeleid (extern)
Voor het benaderen van externe doelgroepen kan de media een intermediaire rol vervullen.
Bij de strategie is al aanbevolen om iemand verantwoordelijk te maken voor de PR.
• Logo (intern / extern)
Het logo bestaat uit het vignet (beeldmerk) en de naam van de vereniging. Het logo zorgt mede voor een herkenbare en eenduidige uitstraling.
• Contact met de KNBSB
Hoofddorp Pioniers is aangesloten bij de KNBSB. Het bestuur ontvangt wekelijks de Homeplate, een nieuwsbrief van de bond. Iedereen kan zich op deze nieuwsbrief abonneren via de site van de bond. Tevens word de nieuwsbrief op de website van de bond gepubliceerd. De secretaris brengt de belangrijke onderwerpen die relevant zijn onder de aandacht van betrokkenen.
Voor het organiseren van wedstrijden is er regelmatig contact met het wedstrijdsecretariaat van de diverse verenigingen en de coördinatoren binnen de bond.
• Contact met de gemeente
Het contact met de gemeente loopt via bestuurslid Algemene Zaken.
Vooral door de voorgenomen verhuizing is deze communicatie geïntensiveerd de laatste maanden en zal de komende maanden intensief en belangrijk blijven.
Het contact met de gemeente loopt via bestuurslid Algemene Zaken.
Vooral door de voorgenomen verhuizing is deze communicatie geïntensiveerd de laatste maanden en zal de komende maanden intensief en belangrijk blijven.
• Contact met de omgeving
Er zijn directe omwonenden in de omgeving. Zowel de particuliere buurtbewoners als de andere verenigingen cq bedrijven die zich op de sportvelden Toolenburg bevinden.
Verder hebben we vaste medehuurders van ons complex; ROC, Hoofdvaart College en UNO
• Sponsoring
Idee; Leden die sponsors aandragen ontvangen hiervoor een bonus.
8. FINANCIËN
Bepaal aan de hand van een jaarlijks actieplan welk budget er nodig is.
9. EVALUATIE
Evalueer het communicatieplan na vaststelling jaarlijks en bekijk welke bijstellingen nodig zijn.
Idee; Leden die sponsors aandragen ontvangen hiervoor een bonus.
8. FINANCIËN
Bepaal aan de hand van een jaarlijks actieplan welk budget er nodig is.
9. EVALUATIE
Evalueer het communicatieplan na vaststelling jaarlijks en bekijk welke bijstellingen nodig zijn.