Ga naar:
Sleutelbeleid
Wanbetalersbeleid

>> binnenkort: Vrijwiligersbeleid
>> binnenkort: Communicatieplan


SLEUTELBELEID:
1. INHOUD

1. Inhoud
2. Doel
3. Toepassingsgebied
4. Definities en afkortingen
5. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
6. Afspraken over beheersen procedures
7. Bijlagen

2. DOEL
Het doel van de procedure is om te komen tot een betrouwbare afgifte en inname van sleutels.
Een en ander ter verhoging van de veiligheid van het hoofdgebouw en de andere opstallen op het
complex. Het sleutelplan beoogt willekeur van sleutelbezit te voorkomen, middels een daartoe opgestelde
matrix.

3. TOEPASSINGSGEBIED
Het hang- en sluitwerk van de hekken en onroerend goed van het sportcomplex van de
vereniging.

4. DEFINITIES EN AFKORTINGEN
De vereniging De vereniging Hoofddorp Pioniers
De Stichting De Stichting ETO, eigenaar van de onroerende goederen
GHS Generale hoofdsleutel
HS Coachsleutel
K Kantinesleutel
L Lockersleutel
NVD NVD beveiligingen
Sleutelplan Het overzicht van afgegeven sleutels
T Trainingslicht sleutel
W Wedstrijdlicht sleutel

5. VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN
In dit onderdeel is vastgelegd welke actor(en) verantwoordelijkheden en bevoegdheden
hebben en hun onderlinge samenhang is gedefinieerd en kenbaar gemaakt. Ter
verduidelijking:
- Verantwoordelijkheid: wie ergens voor verantwoordelijk is, moet zorgen dat het gebeurt
en het goed gebeurt. Hij/zij is hierover verantwoording schuldig; ook collega’s kunnen
hem/haar hierop aanspreken. Het gaat om het aanspreekbaar zijn op de naleving van de
in de procedure vastgelegde werkwijze.
- Bevoegdheid: geeft aan, wie wat mag doen. Wie is gerechtigd tot het verrichten van
bepaalde handelingen. Iemand kan pas zijn verantwoordelijkheden waarmaken als hij /zij
ook bevoegdheden heeft. Bevoegdheden kunnen eventueel gedelegeerd worden, maar
de verantwoordelijkheid blijft. Wie gedelegeerde verantwoordelijkheid heeft rapporteert
hierover aan degene die daarvoor verantwoordelijk is.
- Adviesbevoegdheid: gerechtigd zijn om een bepaalde persoon (dikwijls diegene die
verantwoordelijk is) advies te geven.

5.1 Verantwoordelijke
Secretaris:
- Verantwoordelijk en bevoegd voor de afgifte en inname van de volgende sleutels:
- Alle sleutels
- Verantwoordelijk voor het bijhouden van een overzicht van deze sleutels.
- Verantwoordelijk voor de opgave aan NVD van contactpersonen voor de beveiliging van
het hoofdgebouw.
Bestuurslid vrijwilligerszaken en secretaris:
- Gezamenlijk verantwoordelijk voor een zo optimaal mogelijk sleutelplan.
Penningmeester:
- Verantwoordelijk voor het beheer van de borgsommen van de sleutels en voor het binnen
1 maand datum restitueren van deze borgsom.

6. AFSPRAKEN OVER BEHEERSEN PROCEDURES
- Alle sleutels, genoemd in de bijlage zijn en blijven eigendom van de vereniging Hoofddorp
- Pioniers, en worden slechts in bruikleen verstrekt.
- In geval deze procedure daarin niet voorziet, beslist de verantwoordelijke bij
voorkomende afwijkende situaties.
- Bij de afgifte van sleutels wordt een borgsom gevraagd. Zonder borgsom worden geen
sleutels afgegeven. De borgsom komt overeen met het bedrag, vermeld in de bijlage. Bij
grote hoeveelheden sleutels wordt een maatwerkborg vastgesteld door de
verantwoordelijke.
- De ontvanger verplicht zich om binnen 1 maand na het beëindigen van de binding met de
betreffende verenigingsactiviteit de sleutels bij de secretaris of de bestuurslid
vrijwilligerzaken in te leveren.
- Het is niet toegestaan dat leden of vrijwilligers zelfstandig sleutels laten bijmaken.
- Tegen misbruik van het laten bijmaken van gecertificeerde sleutels (GHS, HS en K), maar
ook lockersleutels wordt opgetreden.
- Aan de uitgifte van een NVD pasje zijn geen kosten verbonden. Deze pasjes worden
uitgeven aan elk bestuursleden welke binnen ca. 10 minuten op het complex aanwezig
kunnen zij. Het bestuur bepaalt de volgorde voor opgave.
- Binnen 1 maand na het beëindigen van de bestuursfunctie levert het voormalig
bestuurslid zijn pasje bij de secretaris in.
- Sleutels zijn nimmer (ook niet tijdelijk) overdraagbaar. Na beëindiging functie moet de
sleutel retour secretaris. De borg zal dan terugbetaald worden.
- Op de functionaris die een sleutel in bruikleen heeft, rust de verplichting deze met uiterste
zorgvuldigheid te gebruiken. Onverantwoordelijk gebruik van de uitgereikte sleutels kan
leiden tot (tijdelijke) inname daarvan door de bevoegde bestuursleden.

7. BIJLAGEN
- Sleutelformulier GHS, HS, K en L sleutels.
- Sleutelmatrix.
- Borgoverzicht per soort sleutel.

Noot: voor de regels van de T en W sleutels zie de procedure gebruik veldverlichting

Borgoverzicht:
GHS: € 20
HS: € 20
Kantine: € 25
Locker: € 5
Licht: € 5

WANBETALERSBELEID

Statutair bepaald contributie (18-01-2004)
De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:
a. contributie van de leden;
b. ontvangsten uit wedstrijden;
c. andere inkomsten.

2.a. Alle spelende leden zijn, ongeacht welke andere functie of positie zij binnen de
vereniging bekleden, jaarlijks, uiterlijk op één april gehouden tot het betalen van
contributie, welke door de algemene vergadering zal worden vastgesteld. De leden
kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld, die een verschillende contributie
betalen. De indeling in categorieën en de contributie per categorie dient door de
algemene vergadering vast te worden gesteld en zo snel mogelijk in het clubbad te
worden gepubliceerd doch niet later dan 1 maart van het jaar waarop de beslissing
van de algemene vergadering omtrent de contributie betrekking heeft.
Een door het bestuur voorgestelde indeling in categorieën en aanpassing van de
contributie per categorie dient in het laatste clubblad voorafgaand aan de algemene
vergadering waarin deze worden vastgesteld, te worden gepubliceerd.

2.b. Is de betaling niet op één mei van het betreffende jaar op een van de rekeningen van
Hoofddorp Pioniers bijgeschreven dan zal het contributiebedrag moeten worden
betaald plus een boete van vijfentwintig euro (€ 25,-). Is de totale betaling niet op één
juni van bet betreffende jaar op een van de rekeningen van Hoofddorp Pioniers
bijgeschreven dan zal het contributiebedrag moeten worden betaald plus een boete
van vijftig euro (€ 50,-) tevens zal aan deze persoon het deelnemen aan trainingen en
wedstrijden worden ontzegd, met inbegrip van de uitoefening van het stemrecht. Een
zodanig besluit wordt herroepen, zodra de betrokkene de desbetreffende schuld
(contributiebedrag + boete) heeft aangezuiverd. Ingeval dat leden een
betalingsregeling of een betalingsspreiding hebben afgesproken met de
penningmeester komt de boeteregeling te vervallen. Is de totale betaling niet op één
juli van het betreffende jaar op een van de rekeningen van Hoofddorp Pioniers
bijgeschreven dan wordt het desbetreffende lid per die datum automatisch geroyeerd.

c. Wanneer het lidmaatschap in de loop van het boekjaar eindigt blijft niettemin de
contributie voor het gehele jaar verschuldigd.

3. Ereleden en leden van verdienste zijn vrijgesteld van de verplichting tot het bepalen
van contributie.
De contributie wordt via automatische incasso bij de leden geïnd. Dit gebeurt drie maal per
seizoen; 1 maart (50% van de totale contributie), 1 mei (25% van de totale contributie) en 1
juli (25% van de totale contributie). 1 mei is de eerste peildatum, 75% van de contributie moet
dan betaald zijn. 1 juli moet de gehele contributie betaald zijn.

TOELICHTING

De betaling blijft uit
2 weken na 1 april wordt het eerste rappel verstuurd. Als daadwerkelijke betaling tot 1 mei
uitblijft volgt schorsing, dit wordt schriftelijk bevestigd (dus 2e rappel). De schorsing treedt in
werking twee weken na ontvangt van het tweede schriftelijke rappel en alsnog bij het
uitblijven van de betaling. De aan het lidmaatschap verbonden rechten worden ontzegd (art. 3
van de Statuten). Ook wordt in dit tweede rappel aangegeven dat alle buitengerechtelijke en
gerechtelijke kosten zullen worden verhaald op de debiteur. Er wordt niet voor gekozen om
aan te geven dat de vereniging aanspraak maakt op de gehanteerde wettelijke rente. Het toe
te passen systeem moet helder en zo min mogelijk extra werk opleveren. Als de contributie
aansluitend niet binnen twee weken na 1 mei is voldaan kan overdracht aan een
incassobureau plaats vinden. De schorsing blijft van kracht. Vanaf dat moment is de
betalingsschuld niet meer in handen van de vereniging. Zodra het incassobureau aangeeft
dat het geldt ontvangen is dan wordt de schorsing opgeheven. Elk laatste kwartaal van elk
jaar geeft de vereniging aan de KNBSB inzicht in haar leden met een contributieschuld.

Restitutie
Restitutie van contributie vindt in principe niet plaats. Toch zijn er omstandigheden van
overmacht waar een lid niets aan kan doen. Voordat we tot restitutie overgaan, moet eerst de
contributie volledig zijn betaald. Verrekening van de restitutie vindt altijd plaats aan het einde
van het seizoen (eind oktober). Het verzoek tot terugbetaling van de contributie of van een
deel van de contributie moet tijdig schriftelijk worden ingediend. Een termijn van vier weken is
daarbij redelijk. Dit betekent bij langdurig letsel, een termijn van vier weken nadat dit is
geconstateerd.

Voorbeelden:
o Langdurig letsel. Hier kan een verzoek worden ingediend.
o Bij ongevallen, etc, wordt in positieve zin de restitutiebepaling toegepast. Hier is
veelal sprake van overmacht.
o Een zwangerschap is een gepland iets waarop in tijd gezien ruim van te voren
richting ledenadministratie op kan worden ingespeeld, dan wel dat dit kenbaar kan
worden gemaakt.

Over incidenten die na de zomerstop plaatsvinden, zal er geen restitutie plaats vinden. Een
gespeelde wedstrijd is elke wedstrijd dat het lid op het wedstrijdformulier heeft gestaan.
Discussies over de inzet van een lid bij wedstrijden zijn niet aan de orde.
In elke situatie neemt het bestuur op voordracht van de penningmeester op elk verzoek een
beslissing. In situaties waarin dit beleidstuk niet voorziet, neemt het bestuur een beslissing.
Beslissingen of toezeggingen kunnen niet door coaches of trainers namens het bestuur
worden gedaan.

Een lager bedrag dan € 25,- wordt niet gerestitueerd. Dit omdat de verplichte af te dragen
kosten aan KNBSB, de verzekering en administratiekosten al boven dit bedrag liggen.

Waarom zijn we hier toe genoodzaakt?
Het lid of de verantwoordelijke ouder of verzorger van een lid heeft bij het aan gaan van het
lidmaatschap van onze vereniging zich verplicht tot het betalen van contributie. Dit formulier,
alsmede de automatische incasso-opdracht, wordt zelf ondertekend. Bij het innen van de
gelden blijkt dat of geld wordt teruggeboekt of dat rekeningen niet over een toereikend saldo
beschikkingen. Kortom; leden komen hun ondertekende afspraken niet na en het geld kan
niet altijd geïnd worden. Ook zijn er met de invoering van het nieuwe ledensysteem met
invulling van de automatische incasso opdracht nog enkele leden waarbij dit nog niet kon
worden toegepast. Op dit moment steekt het bestuur jaarlijks te veel effort in het innen van de
contributies bij leden die hun verplichtingen niet nakomen. In mei 2008 waren er circa 12
leden die hun contributie verplichting nog niet hadden voldaan. Nu, na afloop van het seizoen,
zijn wij geëindigd met 2 leden die hun contributie niet hebben voldaan. Een zaak bij
een niet langer spelend lid werd afgerond maar de schuld blijft open; de andere zaak, bij een
spelend lid, bleef open maar hier werd een verbod opgelegd van het gebruik van elke faciliteit
of dienstverlening.

Betalingsregeling
De vereniging wil altijd meewerken aan het treffen van een betalingsregeling. Een lid kan dit
met de penningmeester bespreken en zal voor 1 maart plaats hebben gevonden, een termijn
van acht weken na elk nieuw jaar. Indien je een betalingsregeling wilt overeenkomen, zal
deze regeling maximaal worden aangegaan voor 7 maanden. De betalingsregeling zal dus
uiterlijk lopen tot 30 september. Bij het aanvragen van een betalingsregeling dienen
moverende redenen ten grondslag te liggen. Indien er een betalingsregeling wordt
aangegaan, zal dit uitsluitend lopen via een automatische incasso.

A-lijnvergoedingen
Indien de teamindeling rond is, per 1 april dient dan ook de A-lijn vergoedingen te worden
betaald. Indien er een incasso is afgegeven zal per 1 april deze A-lijn vergoeding worden
geïnd.

Wintertrainingen
Deze geschieden uitsluitend middels automatische incasso. Op 1december zal dit geïnd
worden. Het gaat hier om extra trainingen georganiseerd onder auspiciën van HP.