Official site of the Hoofddorp Pioniers Honkbal & Softbalvereniging
Verslagen
Maak uw keuze:
ALV 7 maart 2011
Bestuursmodel
ALV 15 februari 2010
Notulen jaarvergadering 7 maart 2011
Aanwezige bestuursleden: Ilja Schinkel, Maarten Broersen, Ineke Ebbers (wnd), Yvette Vierveijzer (wnd).
Aanwezig: 74 stemgerechtigde leden (78 incl bestuur) S. Aardema, P. Barentsen, H. Bes, H. Bodemann, M. Braam, R. Braam, B. Brands, S. Broekhof, J. Broersen, R. Brosius, J. de Jong, J. de Krijger, JA. Dorren, D. Draijer, E. Felix, B. Flohr, R. Goedbloed, A. Groenveld, F. Haan, Dhr Haitsma, S en D Hamelink, H. Hoetmer, L. Kinnegin, H. Krenz, K. Krom, R. Kuyn, J. Lampe, M.Lockhorst, JM. Loogman, F. Maduro, B. Mannessen, G. Mollenaars, T.Nales, P. Nuijten, H. Oosterwijk, F. Opmeer, W. Oudheusden, D. Pampel, C. Pikee, JC. Rodriguez, I. Romeijn, S. Romeijn, F. Roukens, K. Scholte ter Horst, E. Slingerland, Mw E. Slot, Dhr E. Slot, T. Spook, J.Tanaka, I. Tolenaars, J v Drunen, P vd Erk, P. van Kampen, T. van Opstal, E.van Veen, N. van Dijck, N.vd Capelle, M. vd Hoef, K vd Meij, J vd Schot, B vd Zwan, N Veldhuis, A. Verbruggen, TP. Vierveijzer, J. Vink, A. Vollebregt, H. Vork, M. Weij, F. Weijgertse, M. Zoetmulder.
1. Opening vergadering
Ilja Schinkel opent om 20:05 de vergadering. Verwelkomt de aanwezigen en bedankt hen voor de grote opkomst. Een ieder wordt verzocht zijn mobiele telefoon uit te schakelen. Voor vragen en opmerkingen tijdens de vergadering wordt er verzocht gebruik te maken van het rondvraag formulier, deze bevindt zich op de achterzijde van de agenda. Deze vragen worden aan het eind van de vergadering behandeld.
Er wordt verzocht om te gaan staan en een moment van stilte in acht te nemen voor zij die ons ontvallen zijn.
Agenda
1) Opening en Agenda === PAUZE ===
2) Mededelingen
3) Notulen ALV 2010 11) Missie 2011 en verder
4) Jaarverslagen 12) Nieuw bestuursmodel
5) Verenigingsjaar 2010 13) Verkiezing bestuursleden
6) Balans en jaarcijfers 2010 14) Vrijwilligers Initiatief Groep
7) Rapport kascontrolecommissie 15) Verplaatsing
8) Vaststelling Contributies 2011 16) Presentatie Honk en Softbal
9) Begroting 17) Rondvraag
10) Bijzondere leden
2. Mededelingen
2.1. Afmeldingen: Karel van Veen, Peter van Veen en Hans Heil
2.2. Ingekomen stukken: Geen ingekomen stukken, de kascontrolecommissie levert na bespreking van hun bevindingen haar verslag in.
2.3. Ineke Ebbers en Yvette Vierveijzer zitten als waarnemend bestuurslid aan tafel
2.4. Korte uitleg over de procedure van stemming, er zijn 78 stemgerechtigden (incl. machtigingen)
3. Notulen ALV 2010
De notulen van de ALV 2010 waren na leesbaar op de site en zijn tevens uitgereikt voor de vergadering.
Er zijn geen aanmerkingen en de notulen worden goedgekeurd.
4. Jaarverslagen
De jaarverslagen konden worden opgevraagd en waren op de site te vinden, indien daar vragen over zijn worden de aanwezigen verzocht die te bewaren voor de rondvraag.
5. Verenigingsjaar 2010
Even een korte evaluatie van het afgelopen jaar; deze hebben we verdeeld in successen en teleurstellingen.
Successen: 7 kampioenen, jeugdweekend, Stichting Smiles (G-Honkbal), Het inpassen van Vennep Flyers op ons complex ivm verbouwing complex VF, nieuw scorebord hoofdveld en het oude softbal scorebord opgeknapt , Future Stars naar Polen.
Teleurstellingen: Afscheid Konica Minolta na 32 jaar, niet behalen van de Holland Series, realisatie van de geplande clinics (onvoldoende hulp of verregend), te weinig vrijwilligers resulterend in de noodbrief van het bestuur, terugloop van het aantal bezoekers van Heren 1, vertraging in de verplaatsing naar nieuwe locatie.
6. Balans en jaarcijfers
Afgelopen maandag 28 februari hebben we de financiële avond gehad waarin de cijfers en begroting uitvoerig zijn besproken, dus tijdens de ALV bespreken we alleen de totaalcijfers. De balans geeft een minimale daling aan in het eigen vermogen aan maar de lopende schuld van € 20.000 is wel verlaagd naar € 8485, -. Verlies en winstrekening geeft aan dat de kantinemarge ruim 36% is, een stijging van 2.1%, maar had veel meer kunnen zijn. Het ‘eigen gebruik’ en het niet-geregistreerde-eigen-gebruik is bijzonder hoog, dit moeten we proberen in te dammen komend jaar. Het uiteindelijke liquiditeitstekort van € 370, - is bijzonder positief te noemen in vergelijking met andere sportverenigingen. (Bron: Sport Service Haarlemmermeer)
7. Rapport Kascontrole commissie (KCC)
7.1. De KCC, Ad Groenveld, Brigitte Brands en reserve lid Norbert van Dijck hebben op 21-2-2011 bij Bernard Oosterwijk de jaarrekening kritisch doorgenomen. De administratie is de afgelopen periode overgedragen aan Dhr. Henk Bakker en retour gekomen bij B. Oosterwijk. Komend jaar gaat de financiële administratie naar een boekhoudkantoor. De KCC heeft daar vertrouwen in en ze verlenen decharge voor het jaarverslag van 2010. De KCC uit wel zijn zorg uit over de Kantine, betreffende daling inkomsten, verhoging in kosten van het eigen gebruik en de kasverschillen. De KCC vraagt het bestuur om te onderzoeken of er een mogelijkheid is naar het verpachten van de Kantine. Ook draagt de KCC de zorg uit over het veiligstellen van de inkomsten uit de T-mobile-zendmast en de lichtkrant in de toekomst. De lichtkrant heeft de vereniging wel huur gekost, maar er waren geen reclameopbrengsten.
Noot: Verkort versie van het KCC-verslag, gehele versie op aanvraag bij secretaris@hoofddorp-pioniers.nl
7.2. Samenstelling Kascontrole commissie 2012
Brigitte Brands treedt af, na vervulling van 2 jaar en Ad Groenveld blijft nog een jaar. Norbert van Dijck is plaatsvervangend lid maar kan deze rol in het komende jaar niet meer vervullen ivm zijn nieuwe taak ( zie 7.1) Dus hebben we 2 nieuwe leden in de kascontrolecommissie nodig. De heer Vollebregt is bereid deze te gaan vervullen. Ewoud Slot is bereid als plaatsvervangend lid op te treden. De heren worden bedankt voor hun aanmelding.
8. Vaststelling contributie 2011
De KNBSB heeft een extra verhoging van de bondbijdrage van € 5, - aangenomen voor alle senioren. Deze 5, - moeten wij dus ook toevoegen aan de contributie van de senioren. Vorig jaar heeft de vereniging haar contributie niet verhoogd, maar voor komend jaar wordt voor een ieder de contributie met 2,5% verhoogd.
8.1. Kortingen door aanbreng adverteerder
Door bijvoorbeeld uw werkgever op onze lichtkrant te laten adverteren kunt u 50% tot 100% korting verdienen op uw contributie.
8.2. Kortingen door Zorg en Zekerheid
Indien u een bepaalde verzekering heeft bij Z & Z kunt u € 50, - per jeugdlid terugkrijgen, voor meer informatie kunt u naar www.zorgenzekerheid.nl
8.3. Stemming verhoging contributie
De ALV is van mening geen stemming nodig te hebben, en het voorstel wordt dus aangenomen.
9. Begroting 2011
In de begroting is de nieuwe contributie al door berekend, en deze toont een begrotingtekort. Mede door de te verwachten lagere opbrengt van de zendmast. Dit tekort willen we komend jaar opvullen met de opbrengsten van de lichtkrant (zie ook 8.1). Kosten kunnen niet omlaag, de contributie willen we niet verder verhogen.
10. Bijzondere leden
Tijdens de Algemene Ledenvergadering zetten we bijzondere leden in het zonnetje. Henk Vork wordt benoemd tot Lid van Verdienste en krijgt de zilveren Pioniersspeld. Helmut Krenz, reeds drager van de zilveren speld, wordt benoemd tot Erelid en krijgt de gouden Pioniersspeld.
PAUZE
11. Missie 2011
Bouwen en vernieuwen. Het bouwen slaat op het nieuwe complex maar ook op het bouwen aan fundament in de vereniging. Vernieuwen slaat op het nieuwe bestuursmodel. Doelen voor 2011 zijn: Sportief succesvol, leden tevredenheid, strategische koers uitbouwen, consolideren door anticiperen (vooruit kijken), optimaal verplaatsingplan, nieuw bestuursmodel verder doorgevoerd, Financieel gezond, begeleiding en behoud van de vrijwilligers en gezond kantinebeheer.
11.1. Ronde tafelbijeenkomst: Het bestuur vraag de leden mee te denken hoe de missie 2011 te kunnen gaan bereiken, hiervoor zullen de leden via de nieuwsbrief en de site worden uitgenodigd om een middag mee te denken.
12. Nieuw bestuursmodel
Afgelopen jaar zijn we verrast door diverse zaken, we merkten dat we steeds kleiner werden. Huidige model heeft 7 bestuursleden er zijn maar 4 stoelen bezet. Het bestuur werd overladen met allerlei onderwerpen die op operationele vlak lagen en dat kostte veel tijd. Ons uitgangspunt is: bestuurders moeten besturen, anticiperen, beleid en kaders formuleren en bewaken. Er is besloten om een managerslaag toe te voegen die ervoor zorgt dat zij top-of-line zijn en de operationele verantwoordelijkheid bij de managers komt te liggen. De managers krijgen de vrijheid om binnen hun kaders te werken en leiding te geven. Daar horen natuurlijk verantwoordelijk- heden en taken bij. Deze beschrijving van functies, taken en verantwoordelijkheden hebben we al in concept voorbereid en die gaan we uitwerken. Participatie van leden in de diverse commissies is wenselijk om de werkdruk te verlagen en een soepeler verloop te garanderen.
Er is een scheidslijn tussen beleidsmatige verantwoordelijkheden en uitvoerende verantwoordelijkheden.
De ALV is het hoogste Orgaan in het model. Daaronder leidt het bestuur (met mandaat van de ALV ) en geeft invulling daarin en blijft eindverantwoordelijk. Het bestuur zal bestaan uit een voorzitter, een bestuurslid Financiële Zaken (Penningmeester), een secretaris en twee bestuursleden. Binnen het bestuur vallen nog wel enkele beleidsmatige taken op Sport en beheer gebied.
Er zijn een vijftal managersposities ontwikkeld. Zoals eerder gezegd zullen deze managers zich als top-of-line profileren. Vanuit het bestuur krijgen deze managers, vanuit missie en strategie, richtinggevende doelen mee. Daarnaast formuleert het bestuur een set van kaders waarbinnen managers vrijheid krijgen om een eigen operationeel plan te trekken. Managers stemmen dit af tijdens regulier overleg met het bestuur. Managers even rechtstreeks leiding aan de onderhavige commissies en andere vrijwilligers. Managers vertalen missie en strategie door naar hun commissies. Door de lijnen kort en transparant te houden genereren managers een grotere betrokkenheid van onze leden bij de vereniging.
Het totale bestuursmodel laat zien dat de meeste lijnen direct onder de managers vallen. Financiële beheers-zaken en enkele administratieve zaken sluiten rechtstreeks aan bij het bestuur.
12.1. Invulling Managers posities:
Honkbalzaken: Manager: Bernard Flohr Assistent manager: Marco Weij
Softbalzaken: Manager: Ineke Ebbers Assistent managers: Natasja van Capelle & Saskia Broekhof
Algemene Zaken: Manager: Tom Vierveijzer
Kantine zaken: Manager: Co Pikee
Vrijwilligerszaken: Manager: Vacant.
13. Verkiezing bestuursleden
Ineke Ebbers treedt af als bestuurslid en wordt manager Softbalzaken en krijgt een bloemetje als bedankje. Renate Vork treedt (op eigen verzoek) af en krijgt ook een bloemetje voor haar jarenlange inzet. Maarten treedt af volgens het rooster en is herkiesbaar in het nieuwe bestuurmodel.
13.1. Voorstel bestuurtoetreders
Yvette Vierveijzer - secretaris , Frans Opmeer - bestuurslid en Marco Braam - bestuurslid.
Het voorgestelde bestuur ziet er als volgt uit:
Voorzitter: I Schinkel (wnd)
Penningmeester: M. Broersen
Secretaris: Y. Vierveijzer
Bestuurlid 4: M. Braam
Bestuurlid 5: F. Opmeer
13.2. Nieuw rooster van aftreden
Er is een nieuw rooster gemaakt om er voor te zorgen dat er niet tegelijkertijd wordt afgetreden.
Voorzitter: 2012, Penningmeester: 2014, Secretaris: 2013, bestuurslid 4: 2014 en bestuurslid 5: 2013
13.3. Stemming en Uitslag verkiezing
De ALV besluit dat er schriftelijk wordt gestemd. Het stembureau werd bemand door Gerard Moolenaars en Ton Lockhorst. Uitslag stemming:
Y. Vierveijzer: 71 voor, 1 tegen, 5 onthoudingen „³ aangenomen
M. Broersen: 36 voor, 31 tegen en 10 onthoudingen „³ aangenomen
M. Braam: 75 voor, 1 tegen, 1 onthouding „³ aangenomen
F. Opmeer 76 voor, 0 tegen, 1 onthouding „³ aangenomen
(na controle: 1 ongeldige stem: Statuten: Art 17, lid 3c –punt 4 en 6).
Frans en Marco worden welkom geheten in het bestuur en schuiven aan bij de bestuurstafel.
14. Vrijwilligers initiatief Groep (VIG)
De VIG is een driemanschap: Ed Slingerland, Ad Groenveld en Rob Kuyn. Deze heren hebben een workshop “Meer Vrijwilligers in korte tijd” gevolgd bij de Sport Service Haarlemmermeer die resulteerde in de belrondes. Het resultaat is dat er ca 200 mensen zijn gebeld, waarvan 112 personen hebben aangegeven al vrijwilliger te zijn. 56 personen kunnen voor (extra) eenmalig hulp worden ingeschakeld, deze worden op een aparte lijst gezet. 57 personen hebben aangegeven niet te kunnen/willen helpen. 35 waren telefonisch onbereikbaar. Er zijn 38 nieuwe aanmeldingen en deze 38 staan op een overzicht en worden benaderd, maar de uitwerking van deze lijst duurt ca nog 3-4 weken. Alle losse opmerkingen van de geënquêteerden worden ook bekeken.
14.1. De Pluim: De VIG (E.S., A.G, R.K) wordt bedankt voor al hun tijd en inzet om meer vrijwilligers te krijgen en krijgen ieder een nieuw bedacht bedankje “de Pluim ‘’ (een figuurlijke pluim)
14.2. Vacatures: Belangrijke te vullen vacatures: Kassier Poort tbv Hoofdklasse wedstrijden, voor de kantine zijn dagverantwoordelijken nodig, bezetting voor de softbal scorebox, wedstrijdsecretaris (B Brands is gestopt en S. de Bruin heeft ondersteuning nodig), ledenadministratie (S. Haitsma is gestopt), manager Vrijwilligerzaken.
15. Verplaatsing
Maarten Broersen geeft een presentatie over de status van de verplaatsing van het complex. De oplevering van het nieuwe complex is verplaatst naar eind 2013, dat betekent dat we het seizoen van 2014 starten op het nieuwe complex. Het terreinontwerp en het programma van eisen zijn klaar. De eigendomsverhoudingen zijn grof bepaald, wat inhoudt dat het nieuwe clubgebouw wederom eigendom wordt van de vereniging/ETO. Zo ook de opstallen zoals o.a. de dug-outs, score-borden en lichtmasten, hiervoor hebben we een financieringsplan dat ervoor gaat zorgen dat de vereniging weinig vreemd kapitaal nodig gaat hebben. Verwachting is om in het tweede kwartaal 2011 een samenwerkings-overeenkomst te sluiten met de gemeente. Het Complex krijgt rondom een dijk van ca 4 meter hoog, met snelgroeiende beplanting. Totaal oppervlakte is 9,9 hectare. Velden: 2 Senioren-Honkbalvelden op IBAF normering, 2 Softbalvelden, SB1 op ISAF normering. 1 Jeugdveld en een Beeballveld. Vaste tribunes voor HB1, HB2 en SB1. (grijs) In het groene gearceerde gebied (HB1) is plaats voor 25.000 stoelen. Het blauwe gebied is het clubgebouw.
16. Presentatie Honk- en Softbal
16.1. Honkbal: Bernard Flohr stelt zich voor, sinds september 2010 heeft hij de taak Honkbalmanager overgenomen van Renate Vork. Vanaf februari 2011 is Marco Weij als assistent manager ingestapt om de taken te verdelen. De technische commissie bestaat verder uit Frank Maduro: jeugdopleiding en talentontwikkeling, Bernie Beckman; Kader ontwikkeling en begeleiding.
Coördinator Beeball: Elise Felix met 1 team, coördinator Pupillen: Marycke vd Hoef met 5 teams: Pup1+2 1e Klasse, pup3 2e klasse, pup4+5 3e klasse. Coördinator Aspiranten: Ton Nales met 2 teams: ASP1 in de Topklasse en ASP21e klasse. Coördinator Junioren en senioren: Willeke van Oudheusden: Jun1 in de Topklasse en Jun2 1e klasse, Jun3 3e klasse De Senioren zijn iets kleiner nu met 5 teams.
Er is een scheidsrechterscommissie opgesteld, deze wordt geleid door Arnold Verbrugge en die zal ook de scheidsrechters gaan opleiden. Bernard Flohr geeft aan dat er een goede samenwerking is met de Baseball Academy mede door Bernie Beckman. Ton Nales geeft uitleg over het spelersvolgsysteem, deze heeft nieuwe input gekregen omdat er te weinig mee werd gedaan, de gegevens verdwenen in mappen. Ton heeft samen met Suzan Aardema het spelersvolgsysteem in Access gemaakt. De gegevens kunnen nu veel beter worden opgezocht en uitgedraaid.
16.2. Softbal: Ineke Ebbers (manager Softbal) refereert voor het afgelopen seizoen naar de stukken in het jaarverslag. Het belangrijkste is dat de lol in het spel aanwezig is, zeker bij de jeugd, en fouten mogen gemaakt worden. We hebben 3 senioren Dames team, 3 jeugdteams en 1 heren softbalteam. Heren Softbal wil proberen een extra team te maken en in de toekomst op een hoger nivo te gaan spelen. We willen uitbouwen nu hebben we 1 junioren team, 1 aspiranten team en 1 pupillen team, en dat is een dunne basis voor een D1 team. Dames 1 is krap aan een team en er zal wordt uitgewisseld met de junioren.
De Coach is Rinie Scheele en de trainer Ruud Elfers. Versterking wordt gezocht en er is al wel wat bijgekomen. Vorig jaar was het doel om in de Klasse te blijven, en dit jaar willen we bovenin de Klasse eindigen om daarna een stapje verder te komen. De TC bestaat uit Ineke Ebbers, Natasja van Capelle en Saskia Broekhoef, Danny Pampel en Henk Bes.
17. Rondvraag
Verdien je contributie terug:
Vraag: Kunnen we wat meer informatie krijgen over de details van de te plaatsen advertenties voor de lichtkrant voor de werkgevers?
Antwoord: U kunt op de site kijken onder de tab Businessclub, subtab Sponsoring. Daar staat een compleet menu over de mogelijkheden van sponsoring inclusief prijzen en omschrijvingen. En anders gewoon contact met ons opnemen.
Verplaatsing:
Vraag: Waar komt de sportzaal, onder de kantine?
Antwoord: Op het veld rechts naast het Beeballveld is een plek gereserveerd waar een sporthal (van 50mx50m) geplaatst kan worden. Op dit moment hebben we daar financieel geen ruimte voor, en we zijn op zoek naar een sponsor voor deze hal.
Missie 2011:
Vraag: Hoe is het met de financiering van het Eerste team?
Antwoord: We zijn de afgelopen maanden heel hard bezig geweest samen met de Stichting Topsport, er is wel wat maar het is nog niet genoeg. Op dit moment is het een stuk minder als vorig jaar.
Vraag: Wat houdt dat in, als er geen sponsors komen?
Antwoord: Dat houdt in dat hun begroting naar beneden bijgesteld moet worden.
Vraag: De spelers zijn er toch al?
Antwoord: Ja, er is een spelersgroep.
Vraag: Hoe ga je die minder geld aanbieden?
Antwoord: Dat laten we aan de Stichting Topsport over.
Vraag: Is er geen risico voor de club, als sponsoring achterwege blijft dat dit vanuit de vereniging moet worden aangevuld?
Antwoord: Nee, dat klopt, er wordt niets vanuit de verenigingreserves aangevuld.
18. Sluiting
U wordt bedankt voor uw bezoek en geduld tot kwart voor elf.
ALV 7 maart 2011
Bestuursmodel
ALV 15 februari 2010
Notulen jaarvergadering 7 maart 2011
Aanwezige bestuursleden: Ilja Schinkel, Maarten Broersen, Ineke Ebbers (wnd), Yvette Vierveijzer (wnd).
Aanwezig: 74 stemgerechtigde leden (78 incl bestuur) S. Aardema, P. Barentsen, H. Bes, H. Bodemann, M. Braam, R. Braam, B. Brands, S. Broekhof, J. Broersen, R. Brosius, J. de Jong, J. de Krijger, JA. Dorren, D. Draijer, E. Felix, B. Flohr, R. Goedbloed, A. Groenveld, F. Haan, Dhr Haitsma, S en D Hamelink, H. Hoetmer, L. Kinnegin, H. Krenz, K. Krom, R. Kuyn, J. Lampe, M.Lockhorst, JM. Loogman, F. Maduro, B. Mannessen, G. Mollenaars, T.Nales, P. Nuijten, H. Oosterwijk, F. Opmeer, W. Oudheusden, D. Pampel, C. Pikee, JC. Rodriguez, I. Romeijn, S. Romeijn, F. Roukens, K. Scholte ter Horst, E. Slingerland, Mw E. Slot, Dhr E. Slot, T. Spook, J.Tanaka, I. Tolenaars, J v Drunen, P vd Erk, P. van Kampen, T. van Opstal, E.van Veen, N. van Dijck, N.vd Capelle, M. vd Hoef, K vd Meij, J vd Schot, B vd Zwan, N Veldhuis, A. Verbruggen, TP. Vierveijzer, J. Vink, A. Vollebregt, H. Vork, M. Weij, F. Weijgertse, M. Zoetmulder.
1. Opening vergadering
Ilja Schinkel opent om 20:05 de vergadering. Verwelkomt de aanwezigen en bedankt hen voor de grote opkomst. Een ieder wordt verzocht zijn mobiele telefoon uit te schakelen. Voor vragen en opmerkingen tijdens de vergadering wordt er verzocht gebruik te maken van het rondvraag formulier, deze bevindt zich op de achterzijde van de agenda. Deze vragen worden aan het eind van de vergadering behandeld.
Er wordt verzocht om te gaan staan en een moment van stilte in acht te nemen voor zij die ons ontvallen zijn.
Agenda
1) Opening en Agenda === PAUZE ===
2) Mededelingen
3) Notulen ALV 2010 11) Missie 2011 en verder
4) Jaarverslagen 12) Nieuw bestuursmodel
5) Verenigingsjaar 2010 13) Verkiezing bestuursleden
6) Balans en jaarcijfers 2010 14) Vrijwilligers Initiatief Groep
7) Rapport kascontrolecommissie 15) Verplaatsing
8) Vaststelling Contributies 2011 16) Presentatie Honk en Softbal
9) Begroting 17) Rondvraag
10) Bijzondere leden
2. Mededelingen
2.1. Afmeldingen: Karel van Veen, Peter van Veen en Hans Heil
2.2. Ingekomen stukken: Geen ingekomen stukken, de kascontrolecommissie levert na bespreking van hun bevindingen haar verslag in.
2.3. Ineke Ebbers en Yvette Vierveijzer zitten als waarnemend bestuurslid aan tafel
2.4. Korte uitleg over de procedure van stemming, er zijn 78 stemgerechtigden (incl. machtigingen)
3. Notulen ALV 2010
De notulen van de ALV 2010 waren na leesbaar op de site en zijn tevens uitgereikt voor de vergadering.
Er zijn geen aanmerkingen en de notulen worden goedgekeurd.
4. Jaarverslagen
De jaarverslagen konden worden opgevraagd en waren op de site te vinden, indien daar vragen over zijn worden de aanwezigen verzocht die te bewaren voor de rondvraag.
5. Verenigingsjaar 2010
Even een korte evaluatie van het afgelopen jaar; deze hebben we verdeeld in successen en teleurstellingen.
Successen: 7 kampioenen, jeugdweekend, Stichting Smiles (G-Honkbal), Het inpassen van Vennep Flyers op ons complex ivm verbouwing complex VF, nieuw scorebord hoofdveld en het oude softbal scorebord opgeknapt , Future Stars naar Polen.
Teleurstellingen: Afscheid Konica Minolta na 32 jaar, niet behalen van de Holland Series, realisatie van de geplande clinics (onvoldoende hulp of verregend), te weinig vrijwilligers resulterend in de noodbrief van het bestuur, terugloop van het aantal bezoekers van Heren 1, vertraging in de verplaatsing naar nieuwe locatie.
6. Balans en jaarcijfers
Afgelopen maandag 28 februari hebben we de financiële avond gehad waarin de cijfers en begroting uitvoerig zijn besproken, dus tijdens de ALV bespreken we alleen de totaalcijfers. De balans geeft een minimale daling aan in het eigen vermogen aan maar de lopende schuld van € 20.000 is wel verlaagd naar € 8485, -. Verlies en winstrekening geeft aan dat de kantinemarge ruim 36% is, een stijging van 2.1%, maar had veel meer kunnen zijn. Het ‘eigen gebruik’ en het niet-geregistreerde-eigen-gebruik is bijzonder hoog, dit moeten we proberen in te dammen komend jaar. Het uiteindelijke liquiditeitstekort van € 370, - is bijzonder positief te noemen in vergelijking met andere sportverenigingen. (Bron: Sport Service Haarlemmermeer)
7. Rapport Kascontrole commissie (KCC)
7.1. De KCC, Ad Groenveld, Brigitte Brands en reserve lid Norbert van Dijck hebben op 21-2-2011 bij Bernard Oosterwijk de jaarrekening kritisch doorgenomen. De administratie is de afgelopen periode overgedragen aan Dhr. Henk Bakker en retour gekomen bij B. Oosterwijk. Komend jaar gaat de financiële administratie naar een boekhoudkantoor. De KCC heeft daar vertrouwen in en ze verlenen decharge voor het jaarverslag van 2010. De KCC uit wel zijn zorg uit over de Kantine, betreffende daling inkomsten, verhoging in kosten van het eigen gebruik en de kasverschillen. De KCC vraagt het bestuur om te onderzoeken of er een mogelijkheid is naar het verpachten van de Kantine. Ook draagt de KCC de zorg uit over het veiligstellen van de inkomsten uit de T-mobile-zendmast en de lichtkrant in de toekomst. De lichtkrant heeft de vereniging wel huur gekost, maar er waren geen reclameopbrengsten.
Noot: Verkort versie van het KCC-verslag, gehele versie op aanvraag bij secretaris@hoofddorp-pioniers.nl
7.2. Samenstelling Kascontrole commissie 2012
Brigitte Brands treedt af, na vervulling van 2 jaar en Ad Groenveld blijft nog een jaar. Norbert van Dijck is plaatsvervangend lid maar kan deze rol in het komende jaar niet meer vervullen ivm zijn nieuwe taak ( zie 7.1) Dus hebben we 2 nieuwe leden in de kascontrolecommissie nodig. De heer Vollebregt is bereid deze te gaan vervullen. Ewoud Slot is bereid als plaatsvervangend lid op te treden. De heren worden bedankt voor hun aanmelding.
8. Vaststelling contributie 2011
De KNBSB heeft een extra verhoging van de bondbijdrage van € 5, - aangenomen voor alle senioren. Deze 5, - moeten wij dus ook toevoegen aan de contributie van de senioren. Vorig jaar heeft de vereniging haar contributie niet verhoogd, maar voor komend jaar wordt voor een ieder de contributie met 2,5% verhoogd.
8.1. Kortingen door aanbreng adverteerder
Door bijvoorbeeld uw werkgever op onze lichtkrant te laten adverteren kunt u 50% tot 100% korting verdienen op uw contributie.
8.2. Kortingen door Zorg en Zekerheid
Indien u een bepaalde verzekering heeft bij Z & Z kunt u € 50, - per jeugdlid terugkrijgen, voor meer informatie kunt u naar www.zorgenzekerheid.nl
8.3. Stemming verhoging contributie
De ALV is van mening geen stemming nodig te hebben, en het voorstel wordt dus aangenomen.
9. Begroting 2011
In de begroting is de nieuwe contributie al door berekend, en deze toont een begrotingtekort. Mede door de te verwachten lagere opbrengt van de zendmast. Dit tekort willen we komend jaar opvullen met de opbrengsten van de lichtkrant (zie ook 8.1). Kosten kunnen niet omlaag, de contributie willen we niet verder verhogen.
10. Bijzondere leden
Tijdens de Algemene Ledenvergadering zetten we bijzondere leden in het zonnetje. Henk Vork wordt benoemd tot Lid van Verdienste en krijgt de zilveren Pioniersspeld. Helmut Krenz, reeds drager van de zilveren speld, wordt benoemd tot Erelid en krijgt de gouden Pioniersspeld.
PAUZE
11. Missie 2011
Bouwen en vernieuwen. Het bouwen slaat op het nieuwe complex maar ook op het bouwen aan fundament in de vereniging. Vernieuwen slaat op het nieuwe bestuursmodel. Doelen voor 2011 zijn: Sportief succesvol, leden tevredenheid, strategische koers uitbouwen, consolideren door anticiperen (vooruit kijken), optimaal verplaatsingplan, nieuw bestuursmodel verder doorgevoerd, Financieel gezond, begeleiding en behoud van de vrijwilligers en gezond kantinebeheer.
11.1. Ronde tafelbijeenkomst: Het bestuur vraag de leden mee te denken hoe de missie 2011 te kunnen gaan bereiken, hiervoor zullen de leden via de nieuwsbrief en de site worden uitgenodigd om een middag mee te denken.
12. Nieuw bestuursmodel
Afgelopen jaar zijn we verrast door diverse zaken, we merkten dat we steeds kleiner werden. Huidige model heeft 7 bestuursleden er zijn maar 4 stoelen bezet. Het bestuur werd overladen met allerlei onderwerpen die op operationele vlak lagen en dat kostte veel tijd. Ons uitgangspunt is: bestuurders moeten besturen, anticiperen, beleid en kaders formuleren en bewaken. Er is besloten om een managerslaag toe te voegen die ervoor zorgt dat zij top-of-line zijn en de operationele verantwoordelijkheid bij de managers komt te liggen. De managers krijgen de vrijheid om binnen hun kaders te werken en leiding te geven. Daar horen natuurlijk verantwoordelijk- heden en taken bij. Deze beschrijving van functies, taken en verantwoordelijkheden hebben we al in concept voorbereid en die gaan we uitwerken. Participatie van leden in de diverse commissies is wenselijk om de werkdruk te verlagen en een soepeler verloop te garanderen.
Er is een scheidslijn tussen beleidsmatige verantwoordelijkheden en uitvoerende verantwoordelijkheden.
De ALV is het hoogste Orgaan in het model. Daaronder leidt het bestuur (met mandaat van de ALV ) en geeft invulling daarin en blijft eindverantwoordelijk. Het bestuur zal bestaan uit een voorzitter, een bestuurslid Financiële Zaken (Penningmeester), een secretaris en twee bestuursleden. Binnen het bestuur vallen nog wel enkele beleidsmatige taken op Sport en beheer gebied.
Er zijn een vijftal managersposities ontwikkeld. Zoals eerder gezegd zullen deze managers zich als top-of-line profileren. Vanuit het bestuur krijgen deze managers, vanuit missie en strategie, richtinggevende doelen mee. Daarnaast formuleert het bestuur een set van kaders waarbinnen managers vrijheid krijgen om een eigen operationeel plan te trekken. Managers stemmen dit af tijdens regulier overleg met het bestuur. Managers even rechtstreeks leiding aan de onderhavige commissies en andere vrijwilligers. Managers vertalen missie en strategie door naar hun commissies. Door de lijnen kort en transparant te houden genereren managers een grotere betrokkenheid van onze leden bij de vereniging.
Het totale bestuursmodel laat zien dat de meeste lijnen direct onder de managers vallen. Financiële beheers-zaken en enkele administratieve zaken sluiten rechtstreeks aan bij het bestuur.
12.1. Invulling Managers posities:
Honkbalzaken: Manager: Bernard Flohr Assistent manager: Marco Weij
Softbalzaken: Manager: Ineke Ebbers Assistent managers: Natasja van Capelle & Saskia Broekhof
Algemene Zaken: Manager: Tom Vierveijzer
Kantine zaken: Manager: Co Pikee
Vrijwilligerszaken: Manager: Vacant.
13. Verkiezing bestuursleden
Ineke Ebbers treedt af als bestuurslid en wordt manager Softbalzaken en krijgt een bloemetje als bedankje. Renate Vork treedt (op eigen verzoek) af en krijgt ook een bloemetje voor haar jarenlange inzet. Maarten treedt af volgens het rooster en is herkiesbaar in het nieuwe bestuurmodel.
13.1. Voorstel bestuurtoetreders
Yvette Vierveijzer - secretaris , Frans Opmeer - bestuurslid en Marco Braam - bestuurslid.
Het voorgestelde bestuur ziet er als volgt uit:
Voorzitter: I Schinkel (wnd)
Penningmeester: M. Broersen
Secretaris: Y. Vierveijzer
Bestuurlid 4: M. Braam
Bestuurlid 5: F. Opmeer
13.2. Nieuw rooster van aftreden
Er is een nieuw rooster gemaakt om er voor te zorgen dat er niet tegelijkertijd wordt afgetreden.
Voorzitter: 2012, Penningmeester: 2014, Secretaris: 2013, bestuurslid 4: 2014 en bestuurslid 5: 2013
13.3. Stemming en Uitslag verkiezing
De ALV besluit dat er schriftelijk wordt gestemd. Het stembureau werd bemand door Gerard Moolenaars en Ton Lockhorst. Uitslag stemming:
Y. Vierveijzer: 71 voor, 1 tegen, 5 onthoudingen „³ aangenomen
M. Broersen: 36 voor, 31 tegen en 10 onthoudingen „³ aangenomen
M. Braam: 75 voor, 1 tegen, 1 onthouding „³ aangenomen
F. Opmeer 76 voor, 0 tegen, 1 onthouding „³ aangenomen
(na controle: 1 ongeldige stem: Statuten: Art 17, lid 3c –punt 4 en 6).
Frans en Marco worden welkom geheten in het bestuur en schuiven aan bij de bestuurstafel.
14. Vrijwilligers initiatief Groep (VIG)
De VIG is een driemanschap: Ed Slingerland, Ad Groenveld en Rob Kuyn. Deze heren hebben een workshop “Meer Vrijwilligers in korte tijd” gevolgd bij de Sport Service Haarlemmermeer die resulteerde in de belrondes. Het resultaat is dat er ca 200 mensen zijn gebeld, waarvan 112 personen hebben aangegeven al vrijwilliger te zijn. 56 personen kunnen voor (extra) eenmalig hulp worden ingeschakeld, deze worden op een aparte lijst gezet. 57 personen hebben aangegeven niet te kunnen/willen helpen. 35 waren telefonisch onbereikbaar. Er zijn 38 nieuwe aanmeldingen en deze 38 staan op een overzicht en worden benaderd, maar de uitwerking van deze lijst duurt ca nog 3-4 weken. Alle losse opmerkingen van de geënquêteerden worden ook bekeken.
14.1. De Pluim: De VIG (E.S., A.G, R.K) wordt bedankt voor al hun tijd en inzet om meer vrijwilligers te krijgen en krijgen ieder een nieuw bedacht bedankje “de Pluim ‘’ (een figuurlijke pluim)
14.2. Vacatures: Belangrijke te vullen vacatures: Kassier Poort tbv Hoofdklasse wedstrijden, voor de kantine zijn dagverantwoordelijken nodig, bezetting voor de softbal scorebox, wedstrijdsecretaris (B Brands is gestopt en S. de Bruin heeft ondersteuning nodig), ledenadministratie (S. Haitsma is gestopt), manager Vrijwilligerzaken.
15. Verplaatsing
Maarten Broersen geeft een presentatie over de status van de verplaatsing van het complex. De oplevering van het nieuwe complex is verplaatst naar eind 2013, dat betekent dat we het seizoen van 2014 starten op het nieuwe complex. Het terreinontwerp en het programma van eisen zijn klaar. De eigendomsverhoudingen zijn grof bepaald, wat inhoudt dat het nieuwe clubgebouw wederom eigendom wordt van de vereniging/ETO. Zo ook de opstallen zoals o.a. de dug-outs, score-borden en lichtmasten, hiervoor hebben we een financieringsplan dat ervoor gaat zorgen dat de vereniging weinig vreemd kapitaal nodig gaat hebben. Verwachting is om in het tweede kwartaal 2011 een samenwerkings-overeenkomst te sluiten met de gemeente. Het Complex krijgt rondom een dijk van ca 4 meter hoog, met snelgroeiende beplanting. Totaal oppervlakte is 9,9 hectare. Velden: 2 Senioren-Honkbalvelden op IBAF normering, 2 Softbalvelden, SB1 op ISAF normering. 1 Jeugdveld en een Beeballveld. Vaste tribunes voor HB1, HB2 en SB1. (grijs) In het groene gearceerde gebied (HB1) is plaats voor 25.000 stoelen. Het blauwe gebied is het clubgebouw.
16. Presentatie Honk- en Softbal
16.1. Honkbal: Bernard Flohr stelt zich voor, sinds september 2010 heeft hij de taak Honkbalmanager overgenomen van Renate Vork. Vanaf februari 2011 is Marco Weij als assistent manager ingestapt om de taken te verdelen. De technische commissie bestaat verder uit Frank Maduro: jeugdopleiding en talentontwikkeling, Bernie Beckman; Kader ontwikkeling en begeleiding.
Coördinator Beeball: Elise Felix met 1 team, coördinator Pupillen: Marycke vd Hoef met 5 teams: Pup1+2 1e Klasse, pup3 2e klasse, pup4+5 3e klasse. Coördinator Aspiranten: Ton Nales met 2 teams: ASP1 in de Topklasse en ASP21e klasse. Coördinator Junioren en senioren: Willeke van Oudheusden: Jun1 in de Topklasse en Jun2 1e klasse, Jun3 3e klasse De Senioren zijn iets kleiner nu met 5 teams.
Er is een scheidsrechterscommissie opgesteld, deze wordt geleid door Arnold Verbrugge en die zal ook de scheidsrechters gaan opleiden. Bernard Flohr geeft aan dat er een goede samenwerking is met de Baseball Academy mede door Bernie Beckman. Ton Nales geeft uitleg over het spelersvolgsysteem, deze heeft nieuwe input gekregen omdat er te weinig mee werd gedaan, de gegevens verdwenen in mappen. Ton heeft samen met Suzan Aardema het spelersvolgsysteem in Access gemaakt. De gegevens kunnen nu veel beter worden opgezocht en uitgedraaid.
16.2. Softbal: Ineke Ebbers (manager Softbal) refereert voor het afgelopen seizoen naar de stukken in het jaarverslag. Het belangrijkste is dat de lol in het spel aanwezig is, zeker bij de jeugd, en fouten mogen gemaakt worden. We hebben 3 senioren Dames team, 3 jeugdteams en 1 heren softbalteam. Heren Softbal wil proberen een extra team te maken en in de toekomst op een hoger nivo te gaan spelen. We willen uitbouwen nu hebben we 1 junioren team, 1 aspiranten team en 1 pupillen team, en dat is een dunne basis voor een D1 team. Dames 1 is krap aan een team en er zal wordt uitgewisseld met de junioren.
De Coach is Rinie Scheele en de trainer Ruud Elfers. Versterking wordt gezocht en er is al wel wat bijgekomen. Vorig jaar was het doel om in de Klasse te blijven, en dit jaar willen we bovenin de Klasse eindigen om daarna een stapje verder te komen. De TC bestaat uit Ineke Ebbers, Natasja van Capelle en Saskia Broekhoef, Danny Pampel en Henk Bes.
17. Rondvraag
Verdien je contributie terug:
Vraag: Kunnen we wat meer informatie krijgen over de details van de te plaatsen advertenties voor de lichtkrant voor de werkgevers?
Antwoord: U kunt op de site kijken onder de tab Businessclub, subtab Sponsoring. Daar staat een compleet menu over de mogelijkheden van sponsoring inclusief prijzen en omschrijvingen. En anders gewoon contact met ons opnemen.
Verplaatsing:
Vraag: Waar komt de sportzaal, onder de kantine?
Antwoord: Op het veld rechts naast het Beeballveld is een plek gereserveerd waar een sporthal (van 50mx50m) geplaatst kan worden. Op dit moment hebben we daar financieel geen ruimte voor, en we zijn op zoek naar een sponsor voor deze hal.
Missie 2011:
Vraag: Hoe is het met de financiering van het Eerste team?
Antwoord: We zijn de afgelopen maanden heel hard bezig geweest samen met de Stichting Topsport, er is wel wat maar het is nog niet genoeg. Op dit moment is het een stuk minder als vorig jaar.
Vraag: Wat houdt dat in, als er geen sponsors komen?
Antwoord: Dat houdt in dat hun begroting naar beneden bijgesteld moet worden.
Vraag: De spelers zijn er toch al?
Antwoord: Ja, er is een spelersgroep.
Vraag: Hoe ga je die minder geld aanbieden?
Antwoord: Dat laten we aan de Stichting Topsport over.
Vraag: Is er geen risico voor de club, als sponsoring achterwege blijft dat dit vanuit de vereniging moet worden aangevuld?
Antwoord: Nee, dat klopt, er wordt niets vanuit de verenigingreserves aangevuld.
18. Sluiting
U wordt bedankt voor uw bezoek en geduld tot kwart voor elf.
Tijdens de Algemene Ledenvergadering van 7 maart 2011 is het nieuwe organisatiemodel gepresenteerd. Deze nieuwsbrief zal geheel gewijd zijn aan een duidelijke uitleg van dat nieuwe model.
Aanleiding:
In de afgelopen jaren hebben we moeten vaststellen dat personele aanvulling binnen bestuur en commissies steeds moeizamer ging. De aandacht voor de sport raakt uit balans. Daarnaast groeit het pakket aan taken en verantwoordelijkheden door aanscherping van regels en richtlijnen. Tenslotte neemt de ‘bedrijfs’voering in omvang toe nu de ontwikkeling en oplevering van ons nieuwe complex dichterbij komt. Samengevat: er moet steeds meer gedaan worden terwijl de capaciteit afneemt.
Achtergronden:
Het werk van commissie –en bestuursleden is vanaf de zijlijn bezien zeer onaantrekkelijk. Er wordt door de zittende leden onevenredig veel fysiek werk verzet. Daarbij overheerst het reageren (brandjes blussen) ten koste van het anticiperen (vooruit kijken). Door deze functieverzwaring vallen mensen af, en blijken vacatures bijzonder onaantrekkelijk voor eventuele kandidaten. De bovenkant van de organisatie wordt steeds smaller en verliest slagkracht. Daarnaast identificeren leden zich steeds minder met verenigingsgevoel. Het leidt er toe dat bestuurders te veel operationeel zijn en niet meer aan besturen toekomen. Beleidslijnen en kaders worden vager waardoor commissies eerder een eigen koers lijken te gaan varen.
Perspectief:
De vereniging is onderdeel van een ontwikkeling in de sport. Normen op terreinen als veiligheid, vergunningskaders, financiële gezondheid, fiscale positie, reglementair werkgeverschap en verzekeringen nemen serieuze vormen aan. Daarnaast vraagt de ontwikkeling van ons nieuwe complex strategische beslissingen waaraan enorme belangen hangen. We zullen er aan moeten wennen dat het ‘runnen’ van een vereniging als Hoofddorp Pioniers in toenemende mate om een bedrijfsmatige aanpak vraagt. De vereniging is nog steeds dienstbaar aan de sport en sporter. Groei is een ambitie. Kwalitatieve ontwikkeling is een voorwaarde voor kwantitatieve groei. Binnen al die ‘zakelijke’ insteken moet de aandacht voor de sport geborgd zijn.
Voorwaarden en doelen:
Welk oplossing ook niet gekozen wordt, elke variant zal een aantal doelen bereikbaar moeten maken/houden :
- Aandacht voor sport en sporter behouden/vergroten;
- Aantrekkelijkheid voor posities voor vrijwilligers vergroten;
- Beleidsomgeving grotendeels (kunnen) ontkoppelen van de operationele omgeving;
- Taken, verantwoordelijkheden, en bepaalde bevoegdheden lager in de organisatie onderbrengen;
- Betrokkenheid van leden herstellen;
- Toekomstbestendigheid zien als voorwaarde;
- Kunnen groeien van reagerend naar anticiperend;
Een mogelijke oplossing:
Het ligt voor de hand om de afglijdende beweging gewoon om te draaien. Los van de capaciteitsproblematiek moet bezien worden of het oude bestuursmodel nog wel past op de vereniging anno 2011. Daarnaast moet worden erkend dat de 6 bestuursportefeuilles per stuk te zwaar blijken te zijn om daar zowel beleidsmatig als operationeel verantwoordelijkheid voor te dragen. Tenslotte kan het behouden van al die verantwoordelijkheid op bestuursniveau wel eens ten grondslag liggen aan een afnemende betrokkenheid bij onze leden. Tenslotte zou het slechts repareren van de gaten (capaciteit) onvoldoende basis bieden om de doelen te behalen.
De gekozen oplossing:
De wereld van bestuur een beleid wordt grotendeels afgesplitst van de operationele wereld. Het dan zittende bestuur bestaat uit minimaal een voorzitter, een penningmeester en secretaris. Deze worden liefst aangevuld met een of twee bestuursleden. Bestuursleden hebben geen portefeuille meer. Zij leiden de vereniging door het formuleren van de missie en strategie naast het stellen van doelen en kaders. Langs die weg leiden zij een groep van managers die ieder hun eigen portefeuille beheren. Binnen de kaders en strategische keuzes geven managers invulling aan hun verantwoordelijkheid. Daarbij voelen zij vrijheid in gebondenheid. Binnen iedere ‘tak van sport’ worden lijnen zo korter en de wereld iets kleiner. Tenslotte kunnen leden zich daardoor meer identificeren met de vereniging, ten gunste van de betrokkenheid.
In de gele laag zijn de managers ondergebracht. Vanuit het oude organisatiemodel zouden zij gezien kunnen worden als nieuwe ‘bestuurders’ Dat is niet zo, maar zij zijn wel eindverantwoordelijk (top-of-line) voor de uitvoering binnen hun gebied. Wij hebben 5 managers benoemd met de volgende werkterreinen :
Datum; 15-02-2010
- Honkbalzaken
- Softbalzaken
- Vrijwilligerszaken
- Algemene zaken
- Kantinezaken
Het totale bestuursmodel heeft de onderstaande vorm gekregen.
In het voorgaande organogram ziet u de managers tussen bestuur en commissies geplaatst.
Deze managers zijn:
- Honkbalzaken manager : Bernard Flohr Assistent : Marco Weij
- Softbalzaken manager : Ineke Ebbers Assistent : Natasja v Capelle & Saskia Broekhof
- Vrijwilligerszaken manager : Vacant
- Algemene Zaken manager : Tom Vierveijzer
- Kantine zaken manager : Co Pikee
Voor de contactgegevens verwijzen wij naar onze site.
Sommige commissies vallen echter rechtstreeks onder het bestuur. Het betreft die commissies welke zo verkleefd zijn met de eindverantwoordelijkheid van het bestuur dat de secretaris en bestuurslid financiële zaken optreden als manager.
Het beoogde resultaat
- Lijnen zijn kort waardoor aansluiting en betrokkenheid makkelijker verloopt
- Verantwoordelijkheden zijn breder verdeeld
- Commissies hebben (binnen kaders) meer vrijheid
- Bestuurders komen aan besturen toe
- De taakbelastng per bestuurder/manager geeft ruimte meer te anticiperen
Tenslotte
Met het nemen van deze stap zijn we er nog niet. Het is een levend –en lerend model. Ieder zal moeten wennen aan een andere organisatievorm. Op bepaalde momenten zullen we er tegen aan lopen dat er ook nadelen verbonden zijn aan deze nieuw ingeslagen weg. Wij menen dat de voordelen ruimschoots zullen opwegen tegen de nadelen. Nieuwe werkwijzen moeten ook op zijn plek vallen. Dat heeft tijd en gewenning nodig. Helaas hebben we aan elkaar aangetoond dat het oude model in ieder geval minder goed werkte. Laten we dit nieuwe model samen steunen en een kans geven.
Heeft u nog vragen of onduidelijkheden, kom dan gerust met het bestuur in gesprek. Mailt u uw gedachten of vragen naar bestuur@hoofddorp-pioniers.nl
Datum; 15-02-2010
Plaats; Kantine HP, Hoofddorp
Verslag Algemene Ledenvergadering (ALV) op 15 februari 2010
Aanwezig: 34 leden.
Agenda voor de vergadering:
1. Opening en agenda
2. Mededelingen / Ingekomen stukken
3. Verslagen
4. Financieel Jaarverslag 2009
5. Verslag en Benoeming Kascommissie
6. Vacatures
7. Vaststelling van de Contributies 2010
8. Begroting 2010
9. Rooster van aftreden bestuur
PAUZE
10. Bestuursontwikkeling
11. Evaluatie vrijwilligersbeleid
12. Introductie combifunctionaris
13. Ontwikkelingen HB/SB
14. Ontwikkeling verplaatsing
15. Rondvraag en sluiting.
1) Opening en agenda
Om 20.00 uur opent Maarten Broersen (MB) de vergadering. Aan een ieder wordt verzocht de presentielijst te tekenen en de mobiele telefoons uit te schakelen. Vragen svp bewaren tot het eind van de vergadering – gebruik het verstrekte formulier voor je aantekeningen/vragen.
De vergadering wordt voorafgegaan door een minuut stilte om stil te staan bij het overlijden van leden dan wel vrijwilligers.
2) Er zijn geen mededelingen of ingekomen stukken
3) Notulen vorige vergadering
De notulen van de vorige ALV en van de daar op volgende BLV staan nu ¾ jaar op de site. De leden hebben deze kunnen lezen. Er zijn geen vragen n.a.v. de verslagen.
Dit verslag zal spoedig op de site vermeld worden. Tevens zullen het communicatiebeleid en het vrijwilligersbeleid opgenomen worden.
4) Cijferavond
Zoals afgesproken tijdens de laatste ALV zijn de jaarcijfers een week voor de jaarvergadering op een speciale avond besproken. Kijkend naar de cijfers van afgelopen jaar dan kunnen we vaststellen dat de kantinemarge, voornamelijk door het buitensporige eigen verbruik, erg slecht is. We zullen hier in 2010 door het treffen van diverse maatregelen streng op toezien. We hadden een hoge inkoop, maar de verkoop was slecht.
5) Kascontrole commissie
De kascontrole commissie, bestaande uit Brigitte Brands en Fred Weijgertse, hebben samen met Bernard Oosterwijk weer kritisch naar de jaarcijfers gekeken.
De commissie stelt de vergadering voor decharge aan het bestuur te verlenen. De vergadering stemt daarmee in.
Bernard en Hanna worden weer bedankt voor de voortreffelijke administratie.
Fred verlaat de commissie. De commissie bestaat in 2010 uit Brigitte Brands en Ad Groenveld en als plaatsvervangend lid hebben we Norbert van Dijk bereid gevonden.
7) Contributie 2010
Het bestuur stelt voor om de contributie voor seizoen 2010 gelijk te houden aan die van het voorgaande seizoen. De vergadering stemt daarmee in.
8) Begroting
De begroting voor 2010 wordt kort gepresenteerd. De leden hebben deze enige weken voor de vergadering kunnen opvragen en bestuderen. Vragen konden worden gesteld tijden de financiële avond vorige week.
9) Rooster van aftreden
Frits Roukens (Softbal Zaken) en Martine Zoetmulder (Secretaris) treden af. Renate Vork treedt toe als bestuurslid Honkbal Zaken en Ilja Schinkel treedt toe als Vicevoorzitter interne zaken (sportbestuur).
Frits is 7 jaar bestuurslid geweest. Daarnaast heeft hij diverse extra dingen gedaan zoals, groundsman Softbal, hoofd organisator Bou Duizer toernooi en YFG-Holland en stand-in voor ALLE overige voorkomende werkzaamheden.
Hierom wordt Frits benoemd tot lid van verdienste van onze vereniging.
PAUZE
10) Het huidige bestuursmodel moet aangepast worden naar de toekomstige situatie. Doordat we gaan verhuizen verwachten we meer leden aan te trekken. De exploitatie van dit complex zal ook qua aanpak verschillen met de huidige situatie. Het laatste jaar is er enorm veel werk bijgekomen en zal er aan diverse zaken veel aandacht besteedt moeten worden. In 2013 zullen we verplaatst zijn. Om tot de gewenste situatie te komen zullen we de komende jaren een groeimodel gaan hanteren.
Hoe gaan we dat doen. In 2010 zullen we het bestuur opsplitsen in interne zaken en in externe zaken. Voor beide takken zal er een voorzitter aangewezen worden. Voor intern is dit Ilja Schinkel en hieronder vallen Sportzaken (HB en SB), Vrijwilligerszaken en het Secretariaat. Voor externe zaken is dit Maarten Broersen en hieronder vallen Accommodatie en Financiën.
Bestuursmodel voor 2010:
In 2013 zal het bestuursmodel er als volgt uit kunnen zien:
Om dit te gaan bereiken zullen we 2011 onze statuten moeten wijzigen en opnieuw moeten vastleggen. Dit zal tijdens de volgende jaarvergadering aan de leden voorgelegd worden.
In 2012 zullen er bestuursleden benoemd worden voor de nieuwe portefeuilles en zullen de begroting en de jaarrekening opgesplitst moeten worden. We zullen ons in dit jaar ook juridisch laten informeren over de juiste vorm van de exploitatie van ons nieuwe complex.
Strategisch is dit voor onze vereniging noodzakelijk. Alleen op deze wijze kunnen we het nieuwe complex en de vereniging managen.
11) Evaluatie vrijwilligersbeleid.
Dominique Stroomer (kantinebeheer) wordt voor zijn inzet van het afgelopen seizoen bedankt.
In de komende nieuwsbrief komt een uitgebreide uitleg en terugkoppeling van de enquête die eind vorig jaar bij onze leden is gehouden. Tevens komt het vrijwilligersbeleid op de site te staan.
De activiteiten commissie heeft in 2009 veel activiteiten georganiseerd, dit zal in 2010 alleen maar intensiveren.
We hebben tijdens de vergadering een aantal van de stellingen uit deze enquête herhaald. Doormiddel van ‘petje op petje af’ (rood hoedje / groen hoedje) werd er antwoord op de stelling gegeven. Maar voordat we hieraan begonnen moeten de aanwezige zelf de rode en groene petjes in elkaar zetten.
Stelling 1:
Mogen wij de dagverantwoordelijken, als wij de bezetting niet rond krijgen, een kleine vergoeding aanbieden?
Alle aanwezigen hebben de groene pet opgezet.
Stelling 2:
Vergroting van het wij gevoel, wat heeft het meeste effect?
De aanwezigen mochten bij maximaal twee van de vijf mogelijkheden een groene pet op zetten.
De volgorde van de meeste groene petten;
- Toernooien/feesten, alleen maar groen en geen rood
- Mensen op negatief gedrag aanspreken
- Meer communicatie
- Contact trainers/coaches
- Losse sociale momenten
Stelling 3 = Open vraag
Vergroting van betrokkenheid. Dus uitstraling naar anderen!
Geef 3 suggesties om de betrokkenheid van alle leden te vergroten.
De aanwezigen hebben hiervoor geeltjes ingevuld en de uitslag hiervan zal in de volgende nieuwsbrief bekend gemaakt worden.
12) Combinatiefunctie
Bernie Beckman is combifunctionaris. Hij werkt minimaal 16 uur per week vast voor Pioniers. Daarnaast werkt hij 11 uur in het onderwijs en 3,5 uur tbv de Academy. Het gaat hier dus om een gedeelde functie. De combifunctionaris mag geen gewone taken overnemen. Alle partijen hebben een gezamenlijk doel en Bernie is organisatie- en sector overstijgend. Bernie is gekoppeld aan de TC.
In de praktijk houdt de functie in het begeleiden van coaches en trainers in de zaal, support pitching Rookies/junioren/pupillen en Bernie zal een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van het scout volgsysteem, extra specifieke jeugdbegeleiding en coach-jeugdclinics.
13) Ontwikkelingen Honk- en Softbal
Organogram huidige Honkbalorganisatie:
De KNBSB heeft een nieuwe indeling gemaakt van de diverse niveaus, nl:
- Topsport: KMP, Rookies, HB Sen2, HB Jun1, HB Asp1, HB Pup 1 en SB Dames1
- Competitiesport: Alle overige 10 HB teams en 6 SB teams
- Recreatiesport: HB Sen 6-7, HB Pup 6-7, BeeBall ML en RL
Wat doet de TC:
- Invullen technisch beleid
- Coördinatie coaches
- Teamindelingen
- Clinics en speler volgsysteem
- Coördinatie scheidsrechters
Speler volgsysteem
Met dit systeem worden spelers in kaart gebracht, per team, per leeftijdsgroep en per positie. Dit zal tijdens drie clinics in maart, juni en september gebeuren. De stats van iedere wedstrijd zullen centraal verwerkt worden.
Beeball
BeeBall is een aantrekkelijke variant van de honk- en softbalsport, die in eerste instantie bestemd is voor de allerjongsten (vanaf 5 jaar). Daarbij staat beweging, teamgeest en sportiviteit bovenaan.
Er wordt op een kleiner veld gespeeld met twee honken en twee partijen van elk ongeveer 5 deelnemers. Het spel heeft alle kenmerken van honk- en softbal, en is volkomen veilig en plezierig om te spelen.
Hoe zijn de spelregels?
Heel eenvoudig! De regels voorzien in een optimale deelname voor de kinderen. De KNBSB heeft speciale regels opgesteld die gemakkelijk te leren zijn, ook al is er geen basiskennis van honk- en softbal. Het spel plezier staat voorop!
Er zijn twee leagues waarin gespeeld wordt; Major League en Rookie League. In het seizoen 2010 zal Pioniers we met twee teams deelnemen in de Major League.
Er wordt op een kleiner veld gespeeld met twee honken en twee partijen van elk ongeveer 5 deelnemers. Het spel heeft alle kenmerken van honk- en softbal, en is volkomen veilig en plezierig om te spelen.
Hoe zijn de spelregels?
Heel eenvoudig! De regels voorzien in een optimale deelname voor de kinderen. De KNBSB heeft speciale regels opgesteld die gemakkelijk te leren zijn, ook al is er geen basiskennis van honk- en softbal. Het spel plezier staat voorop!
Er zijn twee leagues waarin gespeeld wordt; Major League en Rookie League. In het seizoen 2010 zal Pioniers we met twee teams deelnemen in de Major League.
14) Verplaatsing
Hoever zijn we nu? Er zijn nog geen concrete dingen die we kunnen laten zien. De huidige discussie gaat om geld. Tijdens de vergadering laten we onze impressies zien waar het naar toe gaat.
Kijkend naar de planning zitten we nu bij aanbesteding en gunning. Vanwege de hoge begroting moet de aanbesteding op Europees niveau plaatsvinden. Dit proces kost erg veel tijd. Als deze horde genomen is zullen de volgende stappen snel genomen kunnen worden.
15) Rondvraag
Vragen betreffende Jaarrekening en begroting
Vraag; De omzet gaat omhoog en de kosten naar beneden, klopt dit?
Antwoord; Dit klopt, de kosten van eigen verbruik reist de pan uit. Voor het komende seizoen hebben we maatregelen getroffen. We zullen goed kijken hoe we om moeten gaan met derving, eigen verbruik en dergelijke. Dit zal goed geregistreerd moeten worden.
Vraag; Huur scorebord. Blijft dit huur?
Antwoord: Het scorebord wordt aangeschaft op voorschot bedrag van het nieuwe complex. We willen de BTW liever niet betalen. Het gaat om een renteloze lening, maar het bord is ons eigendom. We zullen het na de verplaatsing terug verkopen aan de gemeente echter weten we nog niet tegen welk bedrag.
Vraag; Waarom een scorebord op het tweede veld, is dit niet zonde van het geld? De leden betalen dit.
Antwoord; Alles zal na de verhuizing van de gemeente zijn. Wij betalen dan huur, muv de kantine. De gemeente mag alleen BTW terug vragen over een compleet veld, dit zullen ze niet nalaten.
Vraag; Op de balans staan kosten voor administratie opgenomen, wat houdt dit in?
Antwoord; Als we geen vrijwillige penningmeester vinden moeten we dit toch kunnen borgen, vandaar deze reservering.
Vraag; Wat zijn de kosten Sport Matcht School?
Antwoord; Voor een aantal dingen, Peanutscholentoernooi, Sport Matcht School etc ontvangen we nu subsidies. Deze komen wellicht te vervallen door de combinatiefunctie. Daar houden we rekening mee.
Vraag Hoe komt het dat het bedrag van STH van €14000,- naar €8750,- is gegaan.
Antwoord; Er staat nog een vordering van €7700 uit van 2009 die in 2010 betaald gaat worden.
Vragen betreffende Bestuur en Visie
Vraag; Als het al zo moeilijk is om je vacatures te vullen, waarom maken we er dan nog nieuwe bij?
Antwoord; Potentiële bestuurders hebben een voorkeur voor ofwel interne ofwel externe focus en om hier aan tegemoet te komen worden verantwoordelijkheden anders belegd. Tevens worden de vele taken die er liggen op deze manier over meerdere schouders verdeeld. De splitsing van Sport (intern) en Beheer (extern) zal drempelverlagend werken.
Vraag; Als de gemeenste ruim 10 miljoen in een vereniging steekt. Heeft de gemeente dan geen eisen aan de bestuursontwikkelingen?
Antwoord; Nee ze hebben geen eisen, maar wel wensen. De wethouder heeft zeker zijn zorg uitgesproken over de huidige situatie maar was erg positief over het plan om de voorgenomen aanpassingen te doen.
Vraag; Moeten we 2011 stemmen over deze wijzigingen?
Antwoord; Jazeker
Vragen betreffende Vrijwilligers evaluatie
Vraag; De toiletten zijn hier altijd heel vies. Leden schamen zich hiervoor naar bezoekende clubs. Kunnen we hier wat aan doen?
Antwoord; De schoonmaak wordt ingehuurd, helaas kan het niet dagelijks schoongemaakt worden. We zullen deze verantwoordelijkheid samen moeten dragen. Het nieuwe schema ligt klaar en we zullen zeker nogmaals naar de frequentie en timing kijken.
Vraag; Maakt voetbal vereniging UNO ook schoon?
Antwoord; We hebben met hen een overlap van 3 weken in de kleedkamers. We krijgen daar geld voor. Buiten ons seizoen houden ze het zelf schoon. De kantine gebruiken ze niet.
Vragen betreffende Combifunctie
Vraag; Is de combifunctionaris ook inzetbaar voor de breedtesport?
Antwoord; Aanvragen hiervoor kunnen bij de TC aangedragen worden. Er wordt dan gekeken of het binnen de uren past. De combifunctionaris gaat de coaches van de breedtesport trainen, dit is dus al wat.
Vragen betreffende Ontwikkeling HB/SB
Vraag; Wat gaat er gedaan worden voor de recreatieve laag in de huidige opzet van de bond?
Antwoord; De vereniging maakt geen verschil. De verschillen worden door de bond bepaald. Binnen de vereniging hebben we nu ook een coördinator voor de senioren. Zij zal deze teams ondersteunen.
Vraag; Senioren SB 2/3 betalen het volle pond maar hebben geen trainer, coach of scheidsrechter, dan moeten we zelf regelen. Zouden we niet minder moeten betalen?
Antwoord; De opmerking is begrijpelijk maar de contributie wordt niet aan deze zaken besteedt. Het is een collectieve verantwoordelijkheid.
Vragen betreffende Verplaatsing
Vraag; Vennep Flyers gaat gebruik maken van ons veld. Gaan ze ook meedraaien in de kantine en helpen ze met het veld onderhoud?
Antwoord; Ja.
Vraag; Gaat de slagkooi achter het hoofdveld nog in gebruik genomen worden?
Antwoord; Nee, dat kost €4000,- en dat hebben we niet. Het staat wel op de wensenlijst.
Vraag; De hoofdsponsor stopt ermee, is er al een nieuwe?
Antwoord; Vanaf 2011 hebben we voor 90% zeker een nieuwe sponsor. Het is echter een heikelproces. De huidige sponsor blijft wellicht in een andere vorm ook na 2010 sponsor.
Allemaal bedankt voor uw komst!