Official site of the Hoofddorp Pioniers Honkbal & Softbalvereniging
Verslagen
Datum; 15-02-2010
Plaats; Kantine HP, Hoofddorp
Verslag Algemene Ledenvergadering (ALV) op 15 februari 2010
Aanwezig: 34 leden.
Agenda voor de vergadering:
1. Opening en agenda
2. Mededelingen / Ingekomen stukken
3. Verslagen
4. Financieel Jaarverslag 2009
5. Verslag en Benoeming Kascommissie
6. Vacatures
7. Vaststelling van de Contributies 2010
8. Begroting 2010
9. Rooster van aftreden bestuur
PAUZE
10. Bestuursontwikkeling
11. Evaluatie vrijwilligersbeleid
12. Introductie combifunctionaris
13. Ontwikkelingen HB/SB
14. Ontwikkeling verplaatsing
15. Rondvraag en sluiting.
1) Opening en agenda
Om 20.00 uur opent Maarten Broersen (MB) de vergadering. Aan een ieder wordt verzocht de presentielijst te tekenen en de mobiele telefoons uit te schakelen. Vragen svp bewaren tot het eind van de vergadering – gebruik het verstrekte formulier voor je aantekeningen/vragen.
De vergadering wordt voorafgegaan door een minuut stilte om stil te staan bij het overlijden van leden dan wel vrijwilligers.
2) Er zijn geen mededelingen of ingekomen stukken
3) Notulen vorige vergadering
De notulen van de vorige ALV en van de daar op volgende BLV staan nu ¾ jaar op de site. De leden hebben deze kunnen lezen. Er zijn geen vragen n.a.v. de verslagen.
Dit verslag zal spoedig op de site vermeld worden. Tevens zullen het communicatiebeleid en het vrijwilligersbeleid opgenomen worden.
4) Cijferavond
Zoals afgesproken tijdens de laatste ALV zijn de jaarcijfers een week voor de jaarvergadering op een speciale avond besproken. Kijkend naar de cijfers van afgelopen jaar dan kunnen we vaststellen dat de kantinemarge, voornamelijk door het buitensporige eigen verbruik, erg slecht is. We zullen hier in 2010 door het treffen van diverse maatregelen streng op toezien. We hadden een hoge inkoop, maar de verkoop was slecht.
5) Kascontrole commissie
De kascontrole commissie, bestaande uit Brigitte Brands en Fred Weijgertse, hebben samen met Bernard Oosterwijk weer kritisch naar de jaarcijfers gekeken.
De commissie stelt de vergadering voor decharge aan het bestuur te verlenen. De vergadering stemt daarmee in.
Bernard en Hanna worden weer bedankt voor de voortreffelijke administratie.
Fred verlaat de commissie. De commissie bestaat in 2010 uit Brigitte Brands en Ad Groenveld en als plaatsvervangend lid hebben we Norbert van Dijk bereid gevonden.
7) Contributie 2010
Het bestuur stelt voor om de contributie voor seizoen 2010 gelijk te houden aan die van het voorgaande seizoen. De vergadering stemt daarmee in.
8) Begroting
De begroting voor 2010 wordt kort gepresenteerd. De leden hebben deze enige weken voor de vergadering kunnen opvragen en bestuderen. Vragen konden worden gesteld tijden de financiële avond vorige week.
9) Rooster van aftreden
Frits Roukens (Softbal Zaken) en Martine Zoetmulder (Secretaris) treden af. Renate Vork treedt toe als bestuurslid Honkbal Zaken en Ilja Schinkel treedt toe als Vicevoorzitter interne zaken (sportbestuur).
Frits is 7 jaar bestuurslid geweest. Daarnaast heeft hij diverse extra dingen gedaan zoals, groundsman Softbal, hoofd organisator Bou Duizer toernooi en YFG-Holland en stand-in voor ALLE overige voorkomende werkzaamheden.
Hierom wordt Frits benoemd tot lid van verdienste van onze vereniging.
PAUZE
10) Het huidige bestuursmodel moet aangepast worden naar de toekomstige situatie. Doordat we gaan verhuizen verwachten we meer leden aan te trekken. De exploitatie van dit complex zal ook qua aanpak verschillen met de huidige situatie. Het laatste jaar is er enorm veel werk bijgekomen en zal er aan diverse zaken veel aandacht besteedt moeten worden. In 2013 zullen we verplaatst zijn. Om tot de gewenste situatie te komen zullen we de komende jaren een groeimodel gaan hanteren.
Hoe gaan we dat doen. In 2010 zullen we het bestuur opsplitsen in interne zaken en in externe zaken. Voor beide takken zal er een voorzitter aangewezen worden. Voor intern is dit Ilja Schinkel en hieronder vallen Sportzaken (HB en SB), Vrijwilligerszaken en het Secretariaat. Voor externe zaken is dit Maarten Broersen en hieronder vallen Accommodatie en Financiën.
Bestuursmodel voor 2010:
(plaatje invoegen)
In 2013 zal het bestuursmodel er als volgt uit kunnen zien:
(plaatje invoegen)
Om dit te gaan bereiken zullen we 2011 onze statuten moeten wijzigen en opnieuw moeten vastleggen. Dit zal tijdens de volgende jaarvergadering aan de leden voorgelegd worden.
In 2012 zullen er bestuursleden benoemd worden voor de nieuwe portefeuilles en zullen de begroting en de jaarrekening opgesplitst moeten worden. We zullen ons in dit jaar ook juridisch laten informeren over de juiste vorm van de exploitatie van ons nieuwe complex.
Strategisch is dit voor onze vereniging noodzakelijk. Alleen op deze wijze kunnen we het nieuwe complex en de vereniging managen.
11) Evaluatie vrijwilligersbeleid.
Dominique Stroomer (kantinebeheer) wordt voor zijn inzet van het afgelopen seizoen bedankt.
In de komende nieuwsbrief komt een uitgebreide uitleg en terugkoppeling van de enquête die eind vorig jaar bij onze leden is gehouden. Tevens komt het vrijwilligersbeleid op de site te staan.
De activiteiten commissie heeft in 2009 veel activiteiten georganiseerd, dit zal in 2010 alleen maar intensiveren.
We hebben tijdens de vergadering een aantal van de stellingen uit deze enquête herhaald. Doormiddel van ‘petje op petje af’ (rood hoedje / groen hoedje) werd er antwoord op de stelling gegeven. Maar voordat we hieraan begonnen moeten de aanwezige zelf de rode en groene petjes in elkaar zetten.
Stelling 1:
Mogen wij de dagverantwoordelijken, als wij de bezetting niet rond krijgen, een kleine vergoeding aanbieden?
Alle aanwezigen hebben de groene pet opgezet.
Stelling 2:
Vergroting van het wij gevoel, wat heeft het meeste effect?
De aanwezigen mochten bij maximaal twee van de vijf mogelijkheden een groene pet op zetten.
De volgorde van de meeste groene petten;
- Toernooien/feesten, alleen maar groen en geen rood
- Mensen op negatief gedrag aanspreken
- Meer communicatie
- Contact trainers/coaches
- Losse sociale momenten
Stelling 3 = Open vraag
Vergroting van betrokkenheid. Dus uitstraling naar anderen!
Geef 3 suggesties om de betrokkenheid van alle leden te vergroten.
De aanwezigen hebben hiervoor geeltjes ingevuld en de uitslag hiervan zal in de volgende nieuwsbrief bekend gemaakt worden.
12) Combinatiefunctie
Bernie Beckman is combifunctionaris. Hij werkt minimaal 16 uur per week vast voor Pioniers. Daarnaast werkt hij 11 uur in het onderwijs en 3,5 uur tbv de Academy. Het gaat hier dus om een gedeelde functie. De combifunctionaris mag geen gewone taken overnemen. Alle partijen hebben een gezamenlijk doel en Bernie is organisatie- en sector overstijgend. Bernie is gekoppeld aan de TC.
In de praktijk houdt de functie in het begeleiden van coaches en trainers in de zaal, support pitching Rookies/junioren/pupillen en Bernie zal een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van het scout volgsysteem, extra specifieke jeugdbegeleiding en coach-jeugdclinics.
13) Ontwikkelingen Honk- en Softbal
Organogram huidige Honkbalorganisatie:
(plaatje invoegen)
De KNBSB heeft een nieuwe indeling gemaakt van de diverse niveaus, nl:
- Topsport: KMP, Rookies, HB Sen2, HB Jun1, HB Asp1, HB Pup 1 en SB Dames1
- Competitiesport: Alle overige 10 HB teams en 6 SB teams
- Recreatiesport: HB Sen 6-7, HB Pup 6-7, BeeBall ML en RL
Wat doet de TC:
- Invullen technisch beleid
- Coördinatie coaches
- Teamindelingen
- Clinics en speler volgsysteem
- Coördinatie scheidsrechters
Speler volgsysteem
Met dit systeem worden spelers in kaart gebracht, per team, per leeftijdsgroep en per positie. Dit zal tijdens drie clinics in maart, juni en september gebeuren. De stats van iedere wedstrijd zullen centraal verwerkt worden.
Beeball
BeeBall is een aantrekkelijke variant van de honk- en softbalsport, die in eerste instantie bestemd is voor de allerjongsten (vanaf 5 jaar). Daarbij staat beweging, teamgeest en sportiviteit bovenaan.
Er wordt op een kleiner veld gespeeld met twee honken en twee partijen van elk ongeveer 5 deelnemers. Het spel heeft alle kenmerken van honk- en softbal, en is volkomen veilig en plezierig om te spelen.
Hoe zijn de spelregels?
Heel eenvoudig! De regels voorzien in een optimale deelname voor de kinderen. De KNBSB heeft speciale regels opgesteld die gemakkelijk te leren zijn, ook al is er geen basiskennis van honk- en softbal. Het spel plezier staat voorop!
Er zijn twee leagues waarin gespeeld wordt; Major League en Rookie League. In het seizoen 2010 zal Pioniers we met twee teams deelnemen in de Major League.
Er wordt op een kleiner veld gespeeld met twee honken en twee partijen van elk ongeveer 5 deelnemers. Het spel heeft alle kenmerken van honk- en softbal, en is volkomen veilig en plezierig om te spelen.
Hoe zijn de spelregels?
Heel eenvoudig! De regels voorzien in een optimale deelname voor de kinderen. De KNBSB heeft speciale regels opgesteld die gemakkelijk te leren zijn, ook al is er geen basiskennis van honk- en softbal. Het spel plezier staat voorop!
Er zijn twee leagues waarin gespeeld wordt; Major League en Rookie League. In het seizoen 2010 zal Pioniers we met twee teams deelnemen in de Major League.
14) Verplaatsing
Hoever zijn we nu? Er zijn nog geen concrete dingen die we kunnen laten zien. De huidige discussie gaat om geld. Tijdens de vergadering laten we onze impressies zien waar het naar toe gaat.
Kijkend naar de planning zitten we nu bij aanbesteding en gunning. Vanwege de hoge begroting moet de aanbesteding op Europees niveau plaatsvinden. Dit proces kost erg veel tijd. Als deze horde genomen is zullen de volgende stappen snel genomen kunnen worden.
15) Rondvraag
Vragen betreffende Jaarrekening en begroting
Vraag; De omzet gaat omhoog en de kosten naar beneden, klopt dit?
Antwoord; Dit klopt, de kosten van eigen verbruik reist de pan uit. Voor het komende seizoen hebben we maatregelen getroffen. We zullen goed kijken hoe we om moeten gaan met derving, eigen verbruik en dergelijke. Dit zal goed geregistreerd moeten worden.
Vraag; Huur scorebord. Blijft dit huur?
Antwoord: Het scorebord wordt aangeschaft op voorschot bedrag van het nieuwe complex. We willen de BTW liever niet betalen. Het gaat om een renteloze lening, maar het bord is ons eigendom. We zullen het na de verplaatsing terug verkopen aan de gemeente echter weten we nog niet tegen welk bedrag.
Vraag; Waarom een scorebord op het tweede veld, is dit niet zonde van het geld? De leden betalen dit.
Antwoord; Alles zal na de verhuizing van de gemeente zijn. Wij betalen dan huur, muv de kantine. De gemeente mag alleen BTW terug vragen over een compleet veld, dit zullen ze niet nalaten.
Vraag; Op de balans staan kosten voor administratie opgenomen, wat houdt dit in?
Antwoord; Als we geen vrijwillige penningmeester vinden moeten we dit toch kunnen borgen, vandaar deze reservering.
Vraag; Wat zijn de kosten Sport Matcht School?
Antwoord; Voor een aantal dingen, Peanutscholentoernooi, Sport Matcht School etc ontvangen we nu subsidies. Deze komen wellicht te vervallen door de combinatiefunctie. Daar houden we rekening mee.
Vraag Hoe komt het dat het bedrag van STH van €14000,- naar €8750,- is gegaan.
Antwoord; Er staat nog een vordering van €7700 uit van 2009 die in 2010 betaald gaat worden.
Vragen betreffende Bestuur en Visie
Vraag; Als het al zo moeilijk is om je vacatures te vullen, waarom maken we er dan nog nieuwe bij?
Antwoord; Potentiële bestuurders hebben een voorkeur voor ofwel interne ofwel externe focus en om hier aan tegemoet te komen worden verantwoordelijkheden anders belegd. Tevens worden de vele taken die er liggen op deze manier over meerdere schouders verdeeld. De splitsing van Sport (intern) en Beheer (extern) zal drempelverlagend werken.
Vraag; Als de gemeenste ruim 10 miljoen in een vereniging steekt. Heeft de gemeente dan geen eisen aan de bestuursontwikkelingen?
Antwoord; Nee ze hebben geen eisen, maar wel wensen. De wethouder heeft zeker zijn zorg uitgesproken over de huidige situatie maar was erg positief over het plan om de voorgenomen aanpassingen te doen.
Vraag; Moeten we 2011 stemmen over deze wijzigingen?
Antwoord; Jazeker
Vragen betreffende Vrijwilligers evaluatie
Vraag; De toiletten zijn hier altijd heel vies. Leden schamen zich hiervoor naar bezoekende clubs. Kunnen we hier wat aan doen?
Antwoord; De schoonmaak wordt ingehuurd, helaas kan het niet dagelijks schoongemaakt worden. We zullen deze verantwoordelijkheid samen moeten dragen. Het nieuwe schema ligt klaar en we zullen zeker nogmaals naar de frequentie en timing kijken.
Vraag; Maakt voetbal vereniging UNO ook schoon?
Antwoord; We hebben met hen een overlap van 3 weken in de kleedkamers. We krijgen daar geld voor. Buiten ons seizoen houden ze het zelf schoon. De kantine gebruiken ze niet.
Vragen betreffende Combifunctie
Vraag; Is de combifunctionaris ook inzetbaar voor de breedtesport?
Antwoord; Aanvragen hiervoor kunnen bij de TC aangedragen worden. Er wordt dan gekeken of het binnen de uren past. De combifunctionaris gaat de coaches van de breedtesport trainen, dit is dus al wat.
Vragen betreffende Ontwikkeling HB/SB
Vraag; Wat gaat er gedaan worden voor de recreatieve laag in de huidige opzet van de bond?
Antwoord; De vereniging maakt geen verschil. De verschillen worden door de bond bepaald. Binnen de vereniging hebben we nu ook een coördinator voor de senioren. Zij zal deze teams ondersteunen.
Vraag; Senioren SB 2/3 betalen het volle pond maar hebben geen trainer, coach of scheidsrechter, dan moeten we zelf regelen. Zouden we niet minder moeten betalen?
Antwoord; De opmerking is begrijpelijk maar de contributie wordt niet aan deze zaken besteedt. Het is een collectieve verantwoordelijkheid.
Vragen betreffende Verplaatsing
Vraag; Vennep Flyers gaat gebruik maken van ons veld. Gaan ze ook meedraaien in de kantine en helpen ze met het veld onderhoud?
Antwoord; Ja.
Vraag; Gaat de slagkooi achter het hoofdveld nog in gebruik genomen worden?
Antwoord; Nee, dat kost €4000,- en dat hebben we niet. Het staat wel op de wensenlijst.
Vraag; De hoofdsponsor stopt ermee, is er al een nieuwe?
Antwoord; Vanaf 2011 hebben we voor 90% zeker een nieuwe sponsor. Het is echter een heikelproces. De huidige sponsor blijft wellicht in een andere vorm ook na 2010 sponsor.
Allemaal bedankt voor uw komst!