Datum; 16-02-2009
Plaats; Kantine HP, Hoofddorp
Om 20.00 heet bestuurslid Algemene Zaken, de aanwezige welkom namens het bestuur. Na huishoudelijke mededelingen vwb het roken en de telefoons begint de vergadering.
AGENDA
o Verslag 2008
o Begin Balans 2008
o Operationeel Resultaat
o Verlies & Winst
P A U Z E
2. Mededelingen / ingekomen stukken
Er zijn geen mededelingen.
De kascontrolecommissie heeft het verslag ingeleverd.
3. Verslagen
Met betrekking tot het verslag van de ALV van 2008 wordt er een aanpassing in naam van een lid gemaakt. Verder zijn is er geen commentaar op het verslag.
4. Financieel Jaarverslag
De twee leden die voor ons de financiële administratie in 2008 weer voor hun rekening genomen worden door het bestuur bedankt. De financiële administratie is gewaarborgd.
Er zijn geen inhoudelijke vragen over het financieel jaarverslag.
5. Kascontrolecommissie
De kascontrolecommissie verzoekt de vergadering om decharge te verlenen voor de financiële rapportage van 2008. De commissie maakt een compliment over de wijze waarop de financiële administratie uitgevoerd en beheerd wordt. Overzichtelijk en toegankelijk voor de commissie leden.
De commissie spreekt wel haar zorg uit over de terugloop van het aantal leden. Dit heeft een daling van de contributie kosten tot gevolg. Het resultaat van de kantine opbrengsten en de dalende marge op de verkopen baart haar ook zorgen. Bij het voorstel om niet over te gaan tot verhoging van de contributie voorstel zet de commissie daarom haar vraagtekens.
Als positief noemen ze de liquide middelen, overzichtelijkheid en transparantie van de Financiële rapportage, het succes van het incasseren van de contributies en het behaalde resultaat van de activiteiten commissie.
4 + 8 Financieel jaarverslag / Begroting 2008
De vrijwilliger Financiele Adminidtratie geeft toelichting op het financieel jaarverslag.
De volgende punten komen aan bod;
• Balans 2008
– openingsbalans
– Activa
– Passiva
• Verlies & Winst rekening
– Opbrengsten, uitgaven, resultaat
– Toelichtingen
Vragen:
Opmerking: Youth Friendship Games 2009 gaan waarschijnlijk niet door.
Reactie: Dit is inmiddels bevestigd.
Vraag: Gaan jullie de begroting hierop bijstellen?
Antwoord: Er zijn vergaande gesprekken met Expertsport om in dezelfde week op Europees niveau een ander toernooi te houden.
Vraag: Softball coach van 2000 Euro naar 3000 Euro? Hoe komt dit?
Antwoord: Dit bedrag is voor de reiskosten voor de coach van Dames 1.
Vraag: Wat voor kosten maken de Gastvrouwen?
Antwoord: De dames verzorgen diverse hapjes rond de wedstrijden van het eerste. Het is kostendekkend omdat de vereniging daar een vergoeding voor krijgt.
Vraag vanuit het bestuur: Willen de leden de cijfers tijdens de volgende ALV op dezelfde manier gepresenteerd krijgen of zouden ze liever een vragenuurtje apart van de ALV hebben over de cijfers?
Antwoord: Er komt een vragenuurtje. Tijdens de ALV zullen dan alleen nog de hoofdlijnen behandeld worden.
6. Vrijwilligers punten/afkoop
Bestuurslid vrijwilligerszaken licht het systeem toe.
De afgelopen jaren rustten de vrijwilligerstaken op een te kleine groep mensen binnen onze vereniging. De te kleine groep vrijwilligers vormt geen basis om op deze voet door te gaan. De kantine is diverse malen dicht geweest, zelfs bij wedstrijden van het eerste. We lopen hierdoor inkomsten mis die we niet kunnen missen. Diverse malen hebben we meegemaakt dat teams klaar stonden om aan de wedstrijd te beginnen maar dat er geen scheidsrechter stond. Daarnaast hebben we een waslijst aan vacatures binnen de vereniging.
In feite is de verplicht stelling van leden om taken te verrichten niet nieuw. Bij het lid worden hebben we getekend dat we vrijwilligers werkzaamheden moeten verrichten. Echter wordt er nu door onvoldoende leden invulling aan gegeven waardoor we naar een nieuw systeem over moeten. Bij HCAW en diverse hockey verenigingen binnen Hoofddorp is al voor een dergelijk systeem gekozen.
Als vereniging hebben we de wens uitgesproken om de contributies zo laag mogelijk te houden. Echter wordt er wel van de leden verwacht om taken te verrichten. Alleen dan kunnen we de contributie ook laag houden.
Door taken inzichtelijk te maken, de saldopunten invoeren en deze te registreren willen we een beter klimaat voor onze vrijwilligers scheppen. Elk lid heeft zelf de keus. Doe ik een taak of koop ik het af. Als je gedurende het seizoen niet alle punten weet te behalen, kan je de rest afkopen.
Punten zijn per lidnummer te halen. Voor peanuts zijn dit op jaarbasis 15 punten en voor pupillen en ouder 20 punten.
In de praktijk komt het erop neer dat er een werkbriefje wordt ingevuld, dat afgetekend wordt door de verantwoordelijke - dit kan de dag verantwoordelijk in de kantine zijn of de coach bij de wedstrijd - en dan wordt het briefje in de bus in de kantine ingeleverd. Registratie verzorgt het bestuur.
Dit nieuwe systeem gaat per direct in!
Hoeveel punten je met welke taak kunt krijgen kun je in onderstaand schema zien.
|
losse taken |
Kantinedienst Ochtend |
4 |
|
Staf taken |
Lid Technische Commissie |
20 |
|
kantinedienst Middag / Avond |
5 |
Wedstrijd Secretariaat |
20 |
|||
|
Scheidsen Junioren/Senioren |
5 |
Activiteiten Commissie |
20 |
|||
|
Scheidsen jeugd enkele wedstr. |
3 |
Kantinebeheerder |
20 |
|||
|
Toernooidienst Ochtend |
4 |
Poortbezetting |
20 |
|||
|
Toernooidienst Middag |
5 |
Webmaster / redactie |
20 |
|||
|
Toernooi organisatie |
20 |
Gastvrouw |
20 |
|||
|
Overig |
variabel |
Onderhoudsgroep |
20 |
|||
|
Seizoen taken |
Kantinedienst vast dagdeel |
20 |
|
Bestuur taken |
Bestuurslid |
20 |
|
Teambegeleider jeugdteam |
20 |
Aspirant Bestuursleden |
20 |
|||
|
Teamscorer |
20 |
SBR lid |
20 |
|||
|
Coach / Trainer |
20 |
Bestuurs ondersteuner |
20 |
|||
|
Coördinator PE-PUP-ASP-JUN |
20 |
Notuliste |
20 |
Vragen/Opmerkingen:
Opmerking: Ik doe het wedstrijdstrijdsecretariaat, hier krijg ik maar 20 punten voor, dat vind ik erg weinig. Daarnaast heb ik nog twee kinderen die ook lid zijn. Dat betekent dat ik nog 40 punten extra moet halen.
Vraag: Hoe wordt er afgetekend?
Antwoord: Dit kan bij kantinedienst door de dagverantwoordelijke en bij scheidsen door de coach.
Opmerking: Die 200 Euro is veel te veel. Echt belachelijk.
Reactie: We begrijpen dit gevoel. Het moet echter duidelijk zijn dat het ons niet om het geld gaat. Het liefst krijgen we via deze weg geen euro binnen. We willen echter dat iedereen zijn steentje bijdraagt om de vereniging te laten lopen. In het uiterste geval kunnen we de inkomsten gebruiken om anderen te betalen die voor deze taken moeten opdraaien.
Opmerking: Waarom kiezen we voor sancties? Waarom draaien we het niet om? Kunnen we geen inventarisatie doen wat de leden willen en kunnen? Maak gebruik van het potentieel.
Opmerking: Ik vind het heel negatief, roept veel weerstand op. We zouden het juist om moeten draaien en mensen belonen die wel iets doen. De 200 euro is veel te hoog. We zullen hier veel leden door verliezen.
Opmerking: Nieuwe leden en ouders van peanuts moeten beter geïnformeerd worden over wat er allemaal op het veld moet gebeuren. Voor de taken die ik allemaal doe verdien ik 100 punten. Als dit systeem wordt ingevoerd dan leg ik een aantal taken neer.
Opmerking: De oproepen voor de kantine dienst verliepen dit jaar heel slecht. We hoorden dit vaak veel te laat.
Reactie: Het bestuur erkent dit.
Voorstel: Commissie oprichten. De commissie zal alle emoties betreffende dit onderwerp verzamelen. Voor 30 maart zal de commissie de uitkomsten terugkoppelen. Ze zullen komen met een nieuw voorstel waarmee we hetzelfde kunnen bereiken als beoogd met het puntensysteem. De commissie wil de vrijwilligers meer betrekken.
Vraag: Wat is de leeftijdsgrens?
Antwoord: 16 jaar, daaronder zullen de ouders de taken moeten uitvoeren.
Opmerking: 80% van de mensen die vanavond aanwezig zijn vrijwilligers. Waar hebben wij het over. De mensen die hier niet zijn die moeten we bereiken.
Vraag: Hoe gaan jullie inspelen op de negatieve reacties die dit systeem zullen oproepen? Zijn voorstel: Dit jaar invoeren maar dan zonder er een bedrag aan te hangen.
Opmerking: Ik ben hier vrijwilliger en heb geen kinderen hier spelen. Je doet dit omdat je het leuk vindt, en daar hoor ik vanavond niets over.
Vraag: Vorig jaar hebben jullie onderzoek gedaan naar het vrijwilligersbeleid. Hieruit kwam naar voren dat je je vrijwilligers meer moet waarderen. Dit systeem gaat alleen maar uit van negatieve prikkels.
Reactie: We moeten eerst een visie hebben voor dat we de middelen in kunnen zetten met positieve prikkels. Op dit moment zijn we nog niet zo ver.
Opmerking; Bij veel hockeyverenigingen is dit systeem al ingevoerd. Ik stel voor dat deze verenigingen gebeld worden om hen te vragen hoe ze hiermee omgaan. [ tip voor nieuwe commissie ]
We sluiten deze discussie af. De commissie 1602 wordt opgericht. Deze komt op 30 maart met haar bevindingen en met een alternatief. Op 6 april is er een BLV waarin de uitkomsten besproken worden. De hoogte van de contributie 2009 wordt pas daarna bepaald.
PAUZE
7. Vaststelling Contributies 2009:
Contributies 2009 wordt op de BLV van 6 april besproken. De verhoging van de contributie wordt bepaald door het wel of niet aannemen van het systeem zoals hierboven beschreven.
9. Bestuurssamenstelling
|
ROOSTER VAN AFTREDEN BESTUUR |
|
|
|
|
|||
|
(overeenkomstig artikel 11, derde lid, onder a van de statuten) |
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Functie |
Naam |
|
Datum ingang |
|
Datum waarneming |
|
Datum aftreden |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Voorzitter |
Vacature |
|
jan. 2007 |
|
|
|
jan. 2009 |
|
Bestuurslid financiële zaken |
Vacature |
|
jan. 2008 |
|
|
|
jan. 2011 |
|
Secretaris |
Martine Zoetmulder |
|
okt. 2007 |
|
|
|
jan. 2010 |
|
Bestuurslid Honkbalzaken |
Vacature |
|
jan. 2007 |
|
|
|
jan. 2010 |
|
Bestuurslid Softbalzaken |
Frits Roukens |
|
jan. 2006 |
|
|
|
jan. 2009 |
|
Bestuurslid Algemene zaken |
Maarten Broersen |
|
okt. 2007 |
|
|
|
jan. 2011 |
|
Bestuurslid Vrijwilligerszaken |
Angelo Goedbloed |
|
okt. 2007 |
|
|
|
jan. 2011 |
B
Het bestuur draagt een kandidaat voor voor als bestuurlid honkbalzaken. De kandidaat is niet aanwezig tijdens de vergadering. Deze kandidaat heeft een honkbal verleden bij Haarlem Nicols. De ALV wil graag schriftelijk stemmen. We hebben één onthouding, één niet geldige stem en de rest stemt voor.
Na jaren hebben we eindelijk een bestuurslid honkbalzaken.
Tijdens het seizoen 2008 heeft een Hans Heil de SBR verlaten. De SBR heeft vervanging gevonden in Ton Lokhorst. Tijdens de afgelopen periode heeft Ton als aspirant lid zijn bijdrage aan de SBR reeds geleverd. De ALV heeft geen bezwaar waardoor Ton nu regulier lid is van de SBR.
10. Ontwikkeling verplaatsing Hoofddorp Pioniers
Het lijkt allemaal een “ver van ons bedshow”. Niets is minder waar! Met het definitieve raadsbesluit tot realisatie van het deelplan Toolenburg-Zuid is de noodzaak voor ons om te verhuizen een feit. Begin 2008 zijn de eerste stappen gezet richting de planning van een nieuw complex. Het is een lange weg met veel bochten. Het gaat immers over grote belangen en veel geld. In de in het najaar gepresenteerde sportnota van de gemeente is terug te lezen dat de Haarlemmermeer op het nivo van sportvoorziening grote ambities heeft. Binnen die kaders proberen wij het optimale eruit te halen. Er gaan zowel binnen de vereniging, als daarbuiten allerlei verhalen over de omvang en opzet van dit nieuwe sportpark. Er is nog niets concreets te melden, behalve dat ons vertrek een zekere zaak is. De huidige gedachten gaan uit naar een complex met 2 fullsize honkbalvelden, 2 softbalvelden, een multifunctioneel veld en natuurlijk een peanutveld. Alle voorzieningen worden daarbij op het hoogste niveau gebracht. Rondom het hoofdveld wordt op dit moment gedacht aan een vaste tribune voor ongeveer 450 vaste zitplaatsen. Denk maar aan zoiets als sportpark Ookmeer (L&D Amsterdam; voorheen de Pirates). Rondom het hoofdveld zal voldoende ruimte zijn gereserveerd om modulair grotere bezoekersaantallen te kunnen bergen.
Op termijn zullen we proberen de status van regionaal en mogelijk landelijk topsportcentrum te verwerven. De baseball academy zal dan ook bij ons neerstrijken. Het zijn mogelijkheden die een beter uitzicht bieden op een goede exploitatie (betaalbaar houden) en nog betere voorzieningen, zoals mogelijk een baseball indoor trainingshal.
Een definitieve locatie is nog niet bekend. Wel weten we dat we van ongeveer 8 hectare naar 11 hectare zullen moeten groeien. Het ziet er naar uit dat er geen andere alternatieven bestaan dan een plekje in het ‘Park van de 21e eeuw’. Van onze zijde is het grove programma van eisen volgens IBAF-norm beschreven. De politiek is nu aan zet qua besluitvorming en financiering. En 2009 wordt zeker wat dit dossier betreft een spannend jaar!
Lokatie: Ergens langs de Nieuwe Bennebroekerweg zal ons nieuwe complex gesitueerd worden.
De verplaatsing is opgebouwd uit de volgende stappen;
De inventarisatie is zo goed als gereed en de financieringsfase is ingegaan. De totale verplaatsing zal niet korter duren dan 42 maanden. In onderstaand schema is de tijdlijn te zien. Na afloop van het seizoen 2012 zullen we dus verhuizen.
Uitgangspunten voor het nieuwe complex;
Vragen
Vraag: Kunnen we qua velden niet hoger inzetten?
Antwoord: We krijgen meer ruimte. Echter kijkend naar het aantal leden is nog meer niet realistisch.
Vraag: Komen er meer slagmachines en tunnels?
Antwoord: We proberen er alles uit te halen wat er in zit.
Vraag: Krijgen we daar geen problemen met de aanvraag voor licht en geluid licenties?
Antwoord: Dat valt niet te verwachten omdat het gebied onder één van de uitvliegroutes van Schiphol ligt.
Vraag: Is Hoofddorp in de toekomst de thuisbasis van de SBAK?
Antwoord: SBAK heeft de intentie uitgesproken om op het beste veld in de regio te gaan spelen. Dit zal dan ons veld zijn. Oranje zal hier wellicht ook gaan trainen. Ze hopen er een regionaal trainingscentrum te beginnen.
Vraag: Is het mogelijk om de vorderingen op de website te vermelden?
Antwoord: Ja dat gaat gebeuren. Er is tot nu toe voornamelijk veel gesproken. Er zal nu meer gehandeld worden. De verplaatsing gaat iedereen aan en zal ook met de leden gedeeld worden.
11. Stichting Baseball Academy Kennemerland
Gedurende het seizoen 2008 is achter de schermen hard gewerkt aan het toevoegen van een extra dimensie aan onze succesvolle jeugdopleiding. We kunnen in de afgelopen jaren terugkijken op mooie voorbeelden van de talentontwikkeling binnen Hoofddorp Pioniers. Toch hebben we moeten onderkennen dat wij als vereniging onze beperkingen hebben waar het gaat om de ontwikkeling van de grote talenten die qua potentie zouden moeten kunnen doorstromen naar de hoofdklasse, of misschien wel verder. Wij hebben een samenwerking tot stand kunnen krijgen waarin echte talenten dagelijks intensief kunnen worden getraind door professionals. Via try-outs kunnen deze talenten toetreden tot de Baseball Academy Kennmerland. `s Morgens je middelbare schoolopleiding volgen op een LOOTschool of op een sportvriendelijke school, en `s middags op het trainingsveld staan; de ultieme vorm van talentontwikkeling. Toch zijn velen daar niet zo heel positief over. De consequentie van deze variant is immers dat de speler in kwestie onze vereniging verlaat en lid wordt van de Kennemerland Rabbits. In eerste instantie begrijpelijke kritiek. Toch zou het bestuur een aantal elementen onder de aandacht willen brengen. Wij onderkennen dat er moed en visie voor nodig is om een beetje verder te kijken dan het aanstaande seizoen.
Om tot de academy te worden toegelaten moet je qua potentie aan hoge eisen voldoen. In de praktijk zijn het maar enkele spelers per seizoen, die de overstap mogen maken. Deze talenten zijn hooguit vijf jaar weg, maar komen zwaar ontwikkeld terug in de eigen vereniging. Door de samenwerking met de academy komt ook kennis van zaken naar de vereniging. Denk hierbij aan clinics en train-de-trainer trajecten. Wil Hoofddorp Pioniers op het hoogste nivo blijven presteren, dan is deze weg tegenwoordig onvermijdelijk. Tenslotte mogen we niet voorbij gaan aan het talent zelf! Hoofddorp Pioniers heeft immers altijd volgehouden dat het individuele belang steeds gaat vóór het groepsbelang.
Even heeft het naar uitgezien dat de samenwerking met de academy vervelende consequenties zou hebben voor de inschrijving in de TOPklasse bij zowel de aspiranten als de junioren. Mede door constructief overleg tussen Hoofddorp Pioniers enerzijds, en de academy en de KNBSB anderzijds, is hiervan nu geen sprake meer.
Samengevat: wij gaan door met onze enthousiaste en succesvolle jeugdopleidingen, en wij kunnen er trots op zijn dat in aansluiting hierop een vervolgtraject voor de echte talenten mogelijk is geworden.
Aanleiding:
Uitgangspunten:
Voor en Nadelen:
12. Sleutelbeleid
In de afgelopen jaren heeft de vereniging steeds meer te maken gekregen met normeringen, regels en wetten. Deze worden soms als beperkend ervaren, maar altijd bedoeld om zaken in goede banen te leiden. Zo moeten wij aan bepaalde eisen voldoen op de velden, maar ook in het clubgebouw. Niet alleen de wetgever of de bond, maar ook bijvoorbeeld verzekeraars stellen scherpere eisen. Zaken moeten geborgd en schriftelijk vastgelegd zijn, soms met certificeringen daarbij. Op veel fronten hebben wij het goed voor elkaar, hoewel sommige onderdelen nog redelijk knullig zijn geregeld. Vooral de verspreiding van sleutels vraagt bijzondere aandacht.
Wij hebben veel mensen op het complex rondlopen die in het bezit zijn van verschillende soorten sleutels. Van een aantal mensen weten we, wie welke sleutel gebruikt. Van sommige weten we dat echter niet! De oorzaak van dit alles is dat niet altijd even duidelijk is geweest welke veiligheidsfactor aan het sleutelbezit moet worden verbonden. Daarnaast hebben we tot voor een aantal jaren, vooral de uitgifte ook niet duidelijk genoeg georganiseerd. Vooruitlopend op eisen van onze inboedel- en opstalverzekeraar moeten we een inhaalslag maken. We zullen alle sleutels in kaart moeten brengen, en vastleggen wie welke sleutel gebruikt.
We hanteren hierbij een aantal uitgangspunten
Dit betekent dat 6 weken na presentatie van dit sleutelbeleid op de algemene ledenvergadering, iedere bezitter van een sleutel zijn/haar sleutels moet hebben geregistreerd bij de secretaris.
Waarom?
Uitgangspunten:
Voor 30 maart 2009 dienen alle sleutels te zijn geregistreerd.
Vraag: Kunnen we de borgkwestie ook niet bij de commissie neerleggen ivm de gevoeligheid?
Antwoord: Tijdens de ALV drie jaar geleden is dit beleid al aangenomen. We hebben genoeg beweegredenen aangegeven waarom dit is!
13. Wanbetalerbeleid
Naar aanleiding van onze ervaringen van het afgelopen seizoen zijn we genoodzaakt het contributiebeleid aan te scherpen. Hiervoor hebben we het wanbetalerbeleid in het leven geroepen. We zullen dit tijdens de komende jaarvergadering toelichten.
Waarom zijn we hiertoe genoodzaakt? Het lid of de verantwoordelijke ouder of verzorger van een lid heeft bij het aangaan van het lidmaatschap van onze vereniging zich verplicht tot het betalen van contributie. Dit formulier, evenals de automatische incasso-opdracht, wordt ondertekend. Bij het innen van de gelden blijkt dat of geld wordt teruggeboekt of dat rekeningen niet over een toereikend saldo beschikkingen of zelfs dat een geïnde betaling wordt teruggeboekt. Kortom; leden komen hun ondertekende afspraken niet altijd na en het geld kan niet altijd geïnd worden. Ook zijn er met de invoering van het nieuwe systeem, met automatische incasso-opdracht nog enkele leden waarbij dit nog niet kon worden toegepast. Op dit moment steekt het bestuur jaarlijks te veel effort in het innen van de contributies bij leden die hun verplichtingen niet nakomen. In mei 2008 waren er circa 12 leden die hun contributie verplichting nog niet hadden voldaan. Nu, na afloop van het seizoen, zijn wij geëindigd met 2 leden die hun contributie niet hebben voldaan. Een zaak bij een niet langer spelend lid werd afgerond maar de schuld blijft open; de andere zaak, bij een spelend lid, bleef open maar hier werd een verbod opgelegd van het gebruik van elke faciliteit of dienstverlening.
Waarom?
Werkwijze:
Bij de start van het seizoen 2009 zal dit nieuwe beleid ingaan.
Vraag: Wanneer wordt een coördinator ingelicht?
Antwoord: Dit doen we direct.
Vraag: Wordt dit beleid op de site gepubliceerd?
Antwoord: Ja, zo spoedig mogelijk.
18. Rondvraag & Sluiting
Vraag: Hebben HB junioren 1 nu al een coach? Als we die niet hebben aan het begin van het seizoen, wat gaan we dan doen met het geld dat ik heb betaald voor de A-lijn?
Antwoord: De TC is hier druk mee bezig en we hopen dat het goed komt.
Vraag: Gaat interregio A-lijn betalen?
Antwoord: Ja ze komen in aanmerking voor de A-lijn.
Oproep: Redacteur(en) website gevraagd!
Sluiting
Maarten Broersen sluit de vergadering af. De emoties zaten vanavond tegen het plafond. Op 6 april is de BLV (Bijzondere Leden Vergadering).
Het bestuur dankt u voor uw aanwezigheid.
Hans Heil staat op en bedankt het bestuur voor het werk dat ze met zijn vieren leveren, waar 7 man voor nodig is.
Verslag Bijzondere Ledenvergadering Hoofddorp Pioniers
Datum; 20-04-2009
Plaats; Kantine HP, Hoofddorp
Om 20.00 opent Maarten Broersen de veragdering.
AGENDA
Pauze
2. Mededelingen / ingekomen stukken
3. Commissie ALV
De commissie ALV160209 is tijdens de ALV vergadering ontstaan. Tijdens deze vergadering was er veel onrust over de voorstellen van het bestuur om een puntensysteem in te voeren voor het doen van vrijwilligerswerk.
De commissie heeft twee inventarisaties gedaan bij de leden;
1. Onderzoek naar de bereidheid om vrijwilligerswerk te doen
2. In kaart brengen van mogelijk potentieel
Nadat de commissie veel positieve reactie had ontvangen mbt de bereidheid hebben ze verder onderzoek gedaan naar het draagvlak voor het puntensysteem en eventuele contributieverhoging.
De volgende onderwerpen kwamen tijdens het onderzoek aanbod;
De uitkomsten van de inventarisatie heeft de commissie op de volgende manier in kaart gebracht.
Stelling 1; Contributie verhoging?
Contributie is noodzakelijk om de vereniging draaiend te houden. Dit staat los van benodigd verenigingswerk door onze vrijwilligers en overige leden.
De contributie zal met een minimaal bedrag moeten worden verhoogd, waar zou u het allemaal mee eens kunnen zijn:
€15 verhoging is prima, maar… 34%
€20 verhoging is prima, maar… 22%
€25 verhoging is prima, maar… 16%
GEEN verhoging! 25%
Verhoging is prima, meer aandacht voor fondswerving 1%
Verhoging is prima, meer aandacht voor ledenwerving 2%
Conclusie:
75% van de leden is het in enige mate eens met een verhoging van de contributiegelden voor seizoen 2009.
Voorstel:
De commissie stelt het bestuur voor de contributie voor seizoen 2009 te verhogen met een door het bestuur vast te stellen bedrag
Stelling 2; Voorgesteld punten systeem?
De vraag blijft hoe de vereniging de (ouders van) leden die géén vrijwilligerswerk doen kan stimuleren om wél benodigd verenigingswerk (lees: o.a..kantinedienst draaien) te willen gaan doen.
Is het door het bestuur voorgestelde invoering van een puntensysteem (20 punten is € 200,= ) een goede optie? Er wordt hierbij van uitgegaan dat afkoop van deze verplichting niet wordt toegestaan en dat sanctionering achteraf bij niet vervullen van invulling van gevraagd verenigingswerk wel plaatsvindt. Waar bent u het mee eens?
Goed systeem 26%
Matig systeem 21%
Slecht systeem 53%
37% van de respondenten geeft tevens aan dat de vaste vrijwilligers vrijgesteld dienen te worden van andere taken binnen het verenigingswerk voor hun hele gezin (met kinderen tot 16 jaar).
Conclusie:
74% van de respondenten heeft aangegeven het voorgestelde puntensysteem niet te willen dragen.
Voorstel:
De commissie stelt het bestuur voor het voorgestelde puntensysteem niet in te voeren. Zie ook de conclusie van vraag 3.
Stelling 3: Benodigd verenigingswerk
Benodigd verenigingswerk is één van de taken die binnen een team geregeld moet worden.
Uitvoering geven aan deze taak valt onder de verantwoordelijkheid van de spelers dan wel bij de ouders zelf (en niet bij de coach, teambegeleider, coördinator of anderen die wekelijks vrijwilligerswerk verrichten). De vereniging zorgt voor faciliteiten waardoor iedereen zich aan zijn/haar verantwoordelijkheid houdt. In het geval van niet nakomen van taken binnen het team heeft het bestuur de bevoegdheid om te sanctioneren.
prima, maar tijdig bekend maken en ALLEEN tijdens thuiswedstrijden 41%
prima, maar tijdig bekend maken en NIET tijdens thuiswedstrijden 10%
prima, structureel beschikbaar na overleg 14%
prima, structureel beschikbaar na overleg over frequentie, tijd, en taken 14%
geen enkele verplichting; sancties prima 5%
16% heeft uit protest tegen verenigingswerk geen stem uitgebracht op een van de bovenstaande keuzemogelijkheden; daarvoor zijn deze stemmen geïnventariseerd als zijnde geen verplichting, geen sancties.
Conclusie:
79% van de respondenten wil zich op enigerlei wijze inzetten om verenigingswerk te doen.
Voorstel:
Maak een grondige inventarisatie van de behoefte van de vereniging en wil en beschikbaarheid van de
leden. Een overduidelijke meerderheid heeft aangegeven verenigingswerk te willen doen, waarbij het
vrijwillige karakter van de werkzaamheden centraal dient te staan.
Stelling 4: Organisatie Structuur
Goed lopend verenigingswerk begint bij een heldere communicatie en organisatiestructuur. Wie doet wat? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wanneer en hoe volledig wordt iemand geïnformeerd? Hoe kan dit beter worden georganiseerd? Een betere functie scheiding? Meer commissies ter uitvoering van beleid van bestuur? Meer stafmedewerkers? De coach met teambegeleider meer centraal stellen? In de bijlage treft u een door ons samengestelde organogram aan. Wij verzoeken u deze eerst te willen bestuderen. Daarom de volgende stelling:
De organisatiestructuur is duidelijk 35%
De organisatiestructuur is onduidelijk 5%
De organisatiestructuur is onduidelijk en dient verder uitgewerkt te worden met functies 20%
en functionarissen
De organisatiestructuur is onduidelijk; ouders/spelers meer betrekken; iedereen open 40%
staan voor ideeën en vernieuwingen
Conclusie:
een groot aantal leden vind het moeilijk de juiste functionaris te vinden binnen de vereniging; dit wordt bemoeilijkt doordat er geen duidelijke functieomschrijvingen zijn, terwijl vrijwilligers ook nog eens meerdere taken gelijktijdig uitvoeren.
Voorstel:
Gebruik het organogram als startpunt voor het uitwerken van functies, functieomschrijvingen en functionarissen. Maak de verschillende functies en taken voor de leden inzichtelijk.
Stelling 5: Wij-gevoel
Het lijkt alsof het zogenaamde Wij-gevoel, waar iedereen elkaar kent en begrijpt, aan het verdwijnen is. Een grote familie met veel bereidheid elkaar te willen helpen en in te springen waar dat maar mogelijk is. De huidige tijd waarin iedereen het steeds drukker heeft met andere bezigheden en verplichtingen (gezin, werk etc) maakt het Wij-gevoel, dat ten grondslag ligt aan een gezonde vereniging, moeilijker te realiseren. Daarom de volgende stelling:
Activiteiten kunnen bijdragen aan een saamhorigheidsgevoel onder de leden 39%
Vrijwilligerswerk kan bijdragen aan een saamhorigheidsgevoel onder de leden 28%
Verenigingswerk, uitgevoerd als team, kan bijdragen aan een saamhorigheidsgevoel 22%
onder de leden
Tijden veranderen; de vereniging moet maar accepteren dat leden geen belangstelling 11%
hebben voor het saamhorigheidsgevoel. Eventuele sanctie moet dan maar...
Conclusie:
89% van de respondenten heeft aangegeven vertrouwen te hebben in herstel van het Wij-gevoel door
voorgestelde activiteiten en werkzaamheden.
Voorstel:
Creëer een gezonde bodem. Deze bodem kan bestaan uit:
• het openstellen van de kantine wanneer er activiteiten op het Pioniersterrein zijn;
• Speciale activiteiten organiseren voor alle leeftijdgroepen en geledingen.
(buiten trainingen en wedstrijden om)
• Website inzetten als intern en extern marketing middel. Laat zien wat je doet!
De commissie geeft aan dat hun werk er op zit. Het was veel werk maar het is met plezier gedaan.
Vragen vanuit de vereniging:
V: Hoeveel reacties hebben jullie ontvangen?
Commissie
A: 114 stuks
V: Zijn de conclusies niet erg snel getrokken nu blijkt dat er maar 114 reacties zijn?
Commissie
A: De commissie stelt dat er meer reacties binnen zijn gekomen dan in eerste instantie verwacht. Het ligt aan je benadering; is het glas half vol of is het glas half leeg. Meer dan de helft van de formulieren is retour gekomen. De uitkomsten zijn behoorlijk positief, laten we ons hierop richten.
V: Waar gaat het geld van de contributie aan uitgegeven worden?
Commissie
A: Geen idee, maar dat is nu ook een stap te ver. Transparantie zal door de vereniging gegeven worden.
De commissieleden ontvangen ieder een fles wijn voor hun inspanningen de afgelopen weken.
Maarten Broersen haakt nog even in op de vraag of de conclusies niet te snel gestrokken zijn. Maarten geeft aan dat hij in eerste instantie sceptisch was. In de laatste dagen is er bij hem echter iets gebeurd. Na veel negatieve momenten, veel ellende en gezeur richt je je snel op het negatieve. Maar uit de inventarisatie blijkt dat 79% van de mensen die de lijst hebben beantwoord iets voor de vereniging wil doen. Hier moeten we ons op richten. De laatste periode hebben we ons gericht tot de 21% en dat is zonde van de tijd en inspanningen geweest.
Samenvatting;
75% vindt een contributieverhoging van € 15.- prima
74% wijst het puntensysteem min of meer af
79% van de leden is bereid tot vrijwilligerswerk
66% vindt de organisatiestructuur min of meer onduidelijk
89% gelooft in meer saamhorigheid door activiteiten.
Het bestuur heeft de commissie aangehoord. Naar aanleiding van deze prettige meeting hebben we besloten het voorgestelde puntensysteem niet in te gaan voeren en is dus van de baan. Wij als bestuur gaan luisteren. We komen veel handen te kort en het gaat zo niet langer. We moeten van de oude situatie naar een nieuwe. Hier moeten we naar groeien, maar we moeten dit met z’n allen doen. Maarten vraagt de commissie om ons hierbij te helpen. Laten we met z’n alle opnieuw beginnen. Een nieuwe start. Van oud naar nieuw, daar horen oliebollen bij!
Het nieuwe model is een groeimodel. De kaders zijn nu slechts geformuleerd, de inkleuring volgt later. We zullen het organisatiemodel plaatsen op de site. Tevens zal er een special volgen met daarin alle functies, de werkzaamheden en het aantal uren dat je per week kwijt bent als je de functie zou invullen.
Het doel:
We moeten de 79% van bereidwilligen mobiliseren. Daarnaast moeten we bouwen aan de saamhorigheid door gezamenlijke inzet. De verantwoordelijkheid wordt verschoven van individueel naar collectief. We moeten van eilandjes naar een vereniging.
Uitgangspunten:
Bij het uitgangspunt ‘vrijheid in gebondenheid’ wordt nog een aantal opmerkingen toegevoegd.
Belangrijke stappen
· In de aankomende periode presenteert het bestuur ons organisatiemodel op de site
· In de aankomende periode presenteert het bestuur een vacaturelijst op de site
We omschrijven wat we zoeken. Daarbij geven we een indicatie van hoeveel tijd daarvoor nodig is.
· De site zal meer gaan ‘leven’.
· De activiteitencommissie organiseert meer buiten het spelletje om.
Maarten Broersen presenteert een organogram. Hierbij wordt dit schema globaal in 3 delen opgesplitst, namelijk bestuur, kader en vrijwilligers. Bij iedere groep is benoemd waarin deze zich kenmerken.
· Bestuur
· Kader
· Vrijwilligers
· Bestuur
· Kader
· Vrijwilligers
Om onvoorziene kostenposten, na begroting, gedekt te houden stelt het bestuur aan de vergadering voor om de contributie te verhogen met 10%. Maarten laat zien dat kostprijsverhogingen in bondsafdracht, energie, extra kosten in lichtgebruik hoofdveld, het niet doorgaan van de Youth Friendship Games en het alsnog moeten vervangen van verschillende netten deze verhoging rechtvaardigt.
Voordat hierover gestemd wordt onderstreept het bestuur dat er in het uitgavenpatroon van de vereniging geen enkele wijziging komt ten opzichte van 2008. Er zijn mogelijk een paar grotere investeringen te verwachten, maar daarvoor worden andere fondsen gezocht.
Daarnaast benadrukt het bestuur dat deze verhoging niet moet worden vertaald naar het eerder voorgestelde systeem van inkopen van vrijwilligers. Hiervan is geen enkele sprake !!
De uitslag van de stemming over 10% contributieverhoging:
59 stemmen
3 tegen
1 onthouding
55 voor
Rondvraag
Vraag: Als club moeten we ons verweren. We moeten de bond niet betalen!
Reactie bestuur; Het klopt wat je zegt. Echter als hoofdklasse vereniging hebben we bij stemmingen tijdens de bondsraad weinig in te brengen. De kleinere verenigingen zijn blij dat ze een bond hebben en stemmen niet tegen. De bond heeft wel onderkend dat de topsport losgetrokken moet worden van de breedtesport.
Vraag/opmerking: Senioren3, 4 en 5 en Junioren 2 mogen niet met licht trainen.
Het bestuur stemt hiermee in!
Vraag: Wil duidelijk stellen dat Senioren 5 niet met licht heeft getraind.
Daarnaast stelt Han voor dat er per team een verantwoordelijke wordt aangewezen als aanspreekpunt. Deze moeten aan het bestuurslid vrijwilligerszaken doorgegeven worden.
Opmerking: Op de site is een tab opgenomen over de Rabbits. Dit is commercieel. Kunnen we hier geld uit genereren?
Bestuur; Dit is juist. In deze fase is er binnen de Academy geen geld voor. De Rabbits is echter geen andere partij maar een onderdeel van ons.
Het bestuur vraagt aan de vergadering om feedback over de uitkomsten van deze vergadering;
Feedback:
De vergadering wordt afgesloten. Geloof er met zijn allen in en doe het met elkaar, op die manier kunnen we veel bereiken. Spreek elkaar aan, maak elkaar blij. Doen, doen doen!