Official site of the Hoofddorp Pioniers Honkbal & Softbalvereniging
Stichting Topsport
STH Uitgangspunten – algemeen update 24 December 2009
Doel en ontstaan STH
STH stelt zich tot doel om het hoofdklasse team van Hoofddorp Pioniers te ondersteunen, zodat dit team een plaats kan behalen in de play-offs. Daarnaast heeft zij eenzelfde positie ten opzichte van het Rookieteam. STH doet dit door spelers en staf aan te trekken zodanig dat het team maximale sportieve prestaties kan bereiken.
Wanneer één of meerdere (selectie) teams van Hoofddorp Pioniers op topniveau spelen, wat één van de hoofddoelen van Hoofddorp Pioniers is, zijn daar veel kosten mee gemoeid. Er wordt getracht deze kosten te dekken door (naam-) sponsoring.
Om de financiële belangen van zowel a. deze sponsor(s) als b. de vereniging Hoofddorp Pioniers te behartigen is de Stichting Topsport Hoofddorp (STH) opgericht.
Ad a. De sponsor(s) is gebaat bij maximaal haalbare teamresultaten en voldoende reclame uitingen.
Ad b. Indien er problemen ontstaan met sponsorgelden en/of financiële verplichtingen draagt de vereniging hier geen verantwoordelijkheid/aansprakelijkheid voor.
STH is opgericht in 1993 en geregistreerd bij de KvK onder nummer 41226387.
STH beoogt alle inkomsten ook daadwerkelijk te besteden aan de selectie, begeleiding, kleding, trainen en spelen van het hoofdklasse/selectie team(s).
Organisatie STH
STH wordt gerund door vrijwilligers. De boekhouding wordt door een accountant gevoerd.
Om fiscale vermenging uit te sluiten mag er geen enkele binding of werkrelatie zijn tussen STH (incl. bestuurders en officials) en de vereniging.
Reguliere activiteiten STH
- overleg met spelers en staf
- overleg met sponsors
- overleg met de vereniging over trainingsfaciliteiten en tijden
STH zaken rond…
Sponsors
STH maakt (meerjaren) afspraken met sponsors (contracten).
STH ontvangt de sponsorgelden rechtstreeks, na facturatie.
Spelers
STH maakt jaarlijks afspraken met de spelers (contracten).
Ultimo 15-nov dienen de afspraken voor het volgend jaar rond te zijn.
Vergoedingen voor spelers worden door STH uitbetaald.
Spelers worden ook geacht incidenteel een persoonlijke inspanning te leveren ter ondersteuning van de vereniging, bijv. het geven/begeleiden van (jeugd-) trainingen of clinics.
Coaches
STH maakt jaarlijks afspraken met de coaches (contracten).
Vergoedingen voor coaches worden door STH uitbetaald.
Trainers
STH maakt jaarlijks afspraken en contracten met de trainers.
Vergoedingen voor trainers worden door STH uitbetaald.
Andere begeleiders
STH kan afspraken maken met andere begeleiders bijv. fysiotherapie of fitness trainers.
Vergoedingen hiervoor worden door STH uitbetaald.
Inkomstenbronnen (globaal)
- Sponsor bijdragen
- Reclame inkomsten (rond het hoofdveld)
- Entreegelden (incidenteel)
Uitgavenposten (globaal)
- Onkostenvergoedingen (team en staf)
- Kleding (team en staf)
- Reiskosten (team en staf)
- Bijdragen aan de vereniging (zie werkafspraken)
- Andere kosten noodzakelijk om het doel te dienen
Rechten en plichten
- Beide teams maken gebruik van de verenigingsfaciliteiten (velden, kleedkamers, lichtinstallatie, kantine)
- STH heeft het recht om langs het hoofdveld alle ruimte welke geschikt is voor het maken van reclame te verhuren aan derden en tevens de verplichtingen welke STH aan de hoofdsponsors heeft hier in te vullen. De opbrengsten hiervan zijn extra inkomsten voor STH. De statuten en huisregels van de vereniging Hoofddorp Pioniers blijven evenwel van toepassing.
- STH heeft het recht om in combinatie met reclameborden een advertentie aan te bieden in het clubblad/website zonder daar apart voor te betalen. Plaatsing gaat in overleg met de vereniging (passend in haar website filosofie) en de afmetingen en duur worden vastgelegd alsmede de tegenwaarde van de advertentie/banner.
- Indien de vereniging (of haar Business Club) nieuwe sponsoren aan zich bindt, zal het gebruik van reclameruimte langs het hoofdveld (t/m binnenzijde hek) slechts in overleg met STH en na toestemming
- De in het scorebord geïntegreerde lichtkrant valt buiten het exploitatiekader van STH. De vereniging bepaalt de tarieven voor advertenties op het scorebord. Inkomsten, voor zover deze niet van bestaande sponsoren afkomstig zijn vloeien rechtsreeks naar de vereniging. Bestaande sponsoren die sponsorgeld betalen en adverteren op de lichtkrant dragen 50% van de meeropbrengsten af aan STH en 50% aan de vereniging. Een lijst van bestaande sponsoren van eind 2009 geldt hierbij als norm. Indien nieuwe lichtkrantadverteerders worden aangebracht door STH zal een verdeelsleutel worden gehanteerd van 50% STH, 50% vereniging. Er zal gewaakt worden voor mogelijke conflicten met huidige hoofdsponsoren.
Relatie met de vereniging en de KNBSB
Voor de vereniging zijn beide teams een normaal team. Spelers zijn lid van de vereniging en betalen contributie. Het team ontvangt van de vereniging gebruik van een speel-/ trainingsveld en ballen, scheidsrechters en een locatie voor zaaltraining.
Voor de bond is het team een normaal hoofdklasse/selectie team van een vereniging. De vereniging verzorgt bondsafdracht voor spelers en team.
Bij thuiswedstrijden van KMP is het gebruikelijk dat de scorebox bemand is, dwz. dat er omgroepen wordt en dat er muziek wordt gedraaid. De vereniging zal zorg dragen voor de bemensing van de scorebox. Tevens zal de vereniging zorg dragen voor de bemensing van de poort/kassa tijdens thuiswedstrijden van KMP.
STH krijgt van de vereniging een aantal seizoenskaarten/toegangspassen voor thuiswedstrijden tbv. sponsoren van KMP en partners van spelers van KMP. Alvorens dat de vereniging deze uitreikt zal eerstens een lijst ter administratie aan haar worden aangeboden.
Jaarlijks wordt er, voor de aanvang van de competitie, een werkovereenkomst vastgelegd tussen STH en de vereniging, waarin financiële- en andere afspraken voor dat jaar in detail worden vastgelegd.
Wanneer er binnen de vereniging een Business Club wordt opgericht, draagt deze er zorg voor dat er geen afbreuk wordt gedaan aan bestaande afspraken van STH.
Bij de afhandeling van tucht- en strafzaken zijn zowel de vereniging als STH betrokken. De rol van de vereniging (bestuur) is het regelen van de formaliteiten en de contacten extern waaronder pers. De rol van STH (spelers) is het aanleveren van relevante informatie (bijv. toedracht) en indien nodig verschijnen bij hoorzittingen. Spelers verschijnen in principe onder begeleiding van STH.
De KNBSB brengt jaarlijks bij de vereniging een sponsorafdracht in rekening voor teams met een clubnaamverbintenis, deze afdracht wordt in principe vergoed door STH. De vereniging ontvangt jaarlijks een bijdrage TV-rechten, afhankelijk van daadwerkelijke exposure. Deze wordt daarmee verrekend.
Gezien de specifieke problematiek en de daarbij vereiste deskundigheid zal deelname aan door de bond georganiseerde overleggen primair worden verzorgd door de Topsport vertegenwoordiger uit het bestuur, waar nodig en zinvol aangevuld met een lid van de technische staf van KMP. Daar waar de agenda daar aanleiding toe geeft wordt hij vergezeld door een verenigingsbestuurder.
Verantwoording
STH voert een deugdelijke boekhouding.
Inkomsten worden gefactureerd en uitgaven worden vastgelegd middels kwitanties.
De financiële administratie van STH staat los van de vereniging.
STH maakt elk jaar in november een begroting van inkomsten en uitgaven, en zal deze voorleggen aan het bestuur van Pioniers. Bovendien zal STH een tussenrapportage geven voor 1 juni.
Het financieel jaaroverzicht wordt na afloop van elk jaar opgesteld en ter inzage gegeven aan het bestuur van de vereniging.
Indien STH een positief saldo heeft na afloop van het seizoen dan zullen deze gelden toekomen aan Pioniers. Indien STH een negatief saldo heeft zal de vereniging deze verschillen echter niet per definitie aanvullen.
Overige opmerkingen
Indien STH een speler betrekt uit het buitenland, kan STH bemiddelen in woonruimte en indien mogelijk in een tijdelijke betrekking.
STH Werkafspraken met de vereniging per jaar … 2010
De stichting zal jaarlijks een bijdrage doen in de kosten van de vereniging voor de posten:
Gebruik van de lichtinstallatie tijdens wedstrijden en trainingen.
De extra factuur 2009 met betrekking tot het licht, welke nog openstaat, heeft een preferent karakter, en zal tot onmiddellijke uitbetaling komen indien de inkomsten in 2010 groter blijken dan de som der begrote kosten.
Bijdrage aan de renteloze lening van de gemeente aan Pioniers t.b.v. het afschrijven van de geluidsinstallatie zal in de jaren 2010 en 2011 een jaarlijkse bijdrage worden gedaan.
Bijdrage voor de ontvangst van officials door de vereniging bij de thuiswedstrijden van KM pioniers in de bestuurskamer.
Bijdrage in de onderhoudskosten van het hoofdveld, rechtstreeks door STH.
Er worden door de vereniging consumptiebonnen verstrekt aan STH, die deze uitreikt aan spelers en begeleiders van KMP. Deze kunnen daar consumpties mee afrekenen, waarna de vereniging de gebruikte bonnen in rekening brengt bij STH, op basis van nacalculatie.
Voor 2009 wordt daarvoor een eenheidstarief gehanteerd van xx euro per consumptie.
Bij thuiswedstrijden van KMP worden na afloop van de wedstrijd 2 x 24 blikjes uitgereikt aan STH uit de kantine/keet. Daarvan wordt 1x24 blikjes weggegeven aan de uitspelende partij (gasten) en 1x24 blikjes is voor KMP. De vereniging brengt deze 2x24 blikjes in rekening bij STH aan het eind van het seizoen op basis van het aantal thuiswedstrijden.
Voor 2010 wordt daarvoor een eenheidstarief gehanteerd van xx euro per blikje.
Verrekening van het verschil van sponsorafdracht aan de KNBSB door Pioniers en de NOS bijdrage i.v.m. TV rechten.
Verrekening van de door de KNBSB aan Pioniers betaalde HK-sponsorgelden Hoofdklasser.
Verrekening van door de KNBSB opgelegde straffen. Beroepszaken worden in overleg tussen STH en bestuur aangegaan en deze worden dan 50/50 verrekend.
Individuele zaken zijn hiervan uitgesloten en worden conform verenigingsbeleid op de persoon verhaald. Verrekening van deze vindt echter plaats via STH.
Opleidingskosten die de KNBSB in rekening brengt bij Pioniers voor nieuwe (overgeschreven) spelers, onder verantwoordelijkheid van STH gecontracteerd, worden door STH vergoed. Aangetrokken KMP-ers vallen ten laste van de KMP begroting, aangetrokken Rookies vallen ten laste van de OMRON begroting welke ook onder STH valt. Uiteraard zullen opbrengsten en kosten met elkaar worden verrekend. Deze afspraak is van toepassing op mutaties die zijn doorgevoerd na 1 januari 2010.
De inkomsten door entreegelden aan de poort/kassa tijdens de thuiswedstrijden van KM Pioniers zijn tijdens de competitie bestemd voor Pioniers en tijdens play-offs en Holland series voor STH. Een evt. vergoeding voor de kassier wordt direct uit de dagopbrengst betaald.